Datenschutzerklärung

3.1 Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten (OVHcloud) erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website.

Hosting: OVH GmbH, Oskar-Jäger-Str. 173/K6, 50825 Köln, Deutschland; Rechenzentrum in Frankfurt am Main

3.2 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über Calendly (Terminbuchungstool) kontaktieren, werden folgende Daten verarbeitet:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Inhalt Ihrer Anfrage

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage und Kommunikation
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen)
Speicherdauer: Bis zur vollständigen Bearbeitung Ihrer Anfrage, danach maximal 6 Monate, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Calendly: Bei Nutzung von Calendly werden Daten an Calendly LLC, USA übermittelt. Calendly nutzt Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Weitere Infos: https://calendly.com/privacy

3.3 CRM-System (Pipedrive)

Zur Verwaltung von Kundenbeziehungen nutzen wir Pipedrive, ein CRM-System der Pipedrive OÜ, Mustamäe tee 3a, 10615 Tallinn, Estland (EU).

Gespeicherte Daten:

• Name
• Firma
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Kommunikationsverlauf

Zweck: Kundenverwaltung, Angebotserstellung, Projektmanagement
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Speicherort: EU (Rechenzentren in der EU)
Speicherdauer: Solange die Geschäftsbeziehung besteht, zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre)

Weitere Infos: https://www.pipedrive.com/en/privacy

4.1 Google Analytics

Diese Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited („Google"), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Umfang der Verarbeitung:
Google Analytics verwendet Cookies, um die Nutzung der Website zu analysieren. Die durch Cookies erzeugten Informationen über Ihre Nutzung werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

IP-Anonymisierung:
Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert. Ihre IP-Adresse wird innerhalb der EU/EWR gekürzt, bevor sie an Google übertragen wird.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über Cookie-Banner)

Datenübermittlung in die USA:
Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Widerspruch:
Sie können die Speicherung von Cookies durch entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern oder das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics nutzen: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

4.2 Meta-Pixel (Facebook-Pixel)

Diese Website nutzt das Besucheraktions-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited („Meta"), 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland.

Zweck:
Messung der Wirksamkeit von Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram, Conversion-Tracking und Retargeting. Damit lässt sich nachvollziehen, wie Besucherinnen und Besucher die Website nach einem Klick auf eine Meta-Werbeanzeige nutzen.

Umfang der Verarbeitung:
Das Pixel verarbeitet IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, besuchte Seiten, Zeitstempel und Pixel-spezifische Daten. Eine Zuordnung zu einem Meta-Konto ist möglich, sofern eine Anmeldung bei Facebook oder Instagram besteht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über Cookie-Banner). Das Pixel wird ausschließlich nach aktiver Zustimmung geladen.

Datenübermittlung in die USA:
Meta ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Widerspruch:
Der Verarbeitung kann jederzeit widersprochen werden, indem die Einwilligung im Cookie-Banner zurückgezogen wird. Zusätzlich lassen sich unter facebook.com/settings?tab=ads die personalisierten Werbeeinstellungen anpassen.

Weitere Informationen: facebook.com/privacy/policy

4.3 Google Fonts (lokal eingebunden)

Diese Website nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten Google Fonts. Diese werden lokal eingebunden, sodass keine Verbindung zu Google-Servern hergestellt wird.

4.4 Leadinfo (B2B-Besuchererkennung)

Diese Website nutzt Leadinfo, einen Dienst der Leadinfo B.V., Kleine-Gartmanplantsoen 21, 1017 RP Amsterdam, Niederlande. Leadinfo erkennt anhand der IP-Adresse, welche Unternehmen unsere Website besuchen, und gleicht diese mit einer Unternehmensdatenbank ab.

Umfang der Verarbeitung:
Verarbeitet werden die IP-Adresse sowie Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten, Verweildauer, Zeitpunkt). Daraus werden ausschließlich firmenbezogene Informationen (Unternehmensname, Branche, Größe, Standort) abgeleitet. Eine Identifizierung einzelner natürlicher Personen oder eine Profilbildung von Privatpersonen erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung des geschäftlichen Website-Besuchs zur Ansprache potenzieller Geschäftskunden). Die Verarbeitung erfolgt cookielos auf Servern innerhalb der EU. Mit Leadinfo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Widerspruch:
Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen. Eine Opt-out-Möglichkeit sowie weitere Informationen finden Sie bei Leadinfo unter leadinfo.com/de/opt-out.

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Einige sind technisch notwendig, andere dienen der Analyse und Verbesserung unserer Website.

Kategorien:

• Technisch notwendige Cookies: Session-Cookies (werden nach Schließen des Browsers gelöscht)
• Analyse-Cookies: Google Analytics (siehe oben)

Verwaltung:
Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über unseren Cookie-Banner anpassen oder in Ihren Browser-Einstellungen Cookies blockieren.

Im Rahmen unserer Dienstleistungen (Entwicklung von Automatisierungslösungen) verarbeiten wir Kundendaten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung unserer Kunden.

Datenverarbeitung:

• Eigener Server bei OVHcloud in Frankfurt am Main (Deutschland)
• Alle Daten verbleiben in der EU
• Nach Projektabschluss: Datenübergabe an Kunden oder Löschung nach Kundenwunsch

Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung)

Für die Terminvereinbarung durch unseren KI-Telefonassistenten Call Carla bieten wir unseren Geschäftskunden eine optionale Integration mit Google Calendar und Microsoft Outlook / Microsoft 365. Die Verbindung erfolgt über das Standardverfahren OAuth 2.0, bei dem der Kunde den Zugriff über das Portal explizit autorisiert.

Umfang des Zugriffs:

• Nur der vom Kunden ausgewählte Kalender wird verwendet
• Lesezugriff auf Verfügbarkeiten (Free/Busy) zur Prüfung freier Zeitfenster
• Schreibzugriff zum Erstellen, Ändern und Stornieren von bestätigten Terminen
• Kein Zugriff auf andere Dienste (Gmail, Drive, Contacts, OneDrive, Teams)

Gespeicherte Daten:

• OAuth-Zugriffstoken (Access Token) und Erneuerungstoken (Refresh Token), jeweils AES-256-GCM-verschlüsselt auf unseren Servern bei OVHcloud in Frankfurt am Main
• Konfigurationsdaten des verbundenen Kalenders (Kalender-ID, Zeitzone, Geschäftszeiten)
• Zeitpunkt der Verbindung und Name des autorisierenden Nutzers (für Auditzwecke)

Genutzte Scopes:

• Google: https://www.googleapis.com/auth/calendar sowie https://www.googleapis.com/auth/calendar.events
• Microsoft: Calendars.ReadWrite sowie offline_access

Zweck der Verarbeitung: Prüfung der Kalenderverfügbarkeit in Echtzeit und Erstellung bestätigter Termine während eingehender oder ausgehender Anrufe durch Call Carla.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) in Verbindung mit der expliziten Einwilligung des Kunden bei der OAuth-Autorisierung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Speicherdauer: Die Tokens werden gespeichert, solange die Kalenderverbindung im Portal aktiv ist. Bei Trennung der Verbindung über das Portal werden die Tokens unwiderruflich gelöscht und gleichzeitig beim jeweiligen Anbieter (Google bzw. Microsoft) widerrufen.

Auftragsverarbeitung durch den Anbieter: Die eigentlichen Kalender-Daten werden beim jeweiligen Anbieter (Google Ireland Ltd. bzw. Microsoft Ireland Operations Ltd.) verarbeitet. Der Kunde ist verantwortlich für den Abschluss eines eigenen Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit dem jeweiligen Anbieter.

Widerruf der Einwilligung: Der Kunde kann die Verbindung jederzeit über das PIOLA-Portal trennen. Zusätzlich kann der Zugriff auch direkt im Google-Konto (myaccount.google.com/permissions) bzw. im Microsoft-Konto (myapps.microsoft.com) widerrufen werden.

Stellenangebote von PIOLA und unseren Kunden werden teilweise über die Subdomain bewerbung.piola.io veröffentlicht. Bewerbungen, die über diese Subdomain eingehen, fallen unter die vorliegende Datenschutzerklärung. Bei der Verarbeitung dieser Bewerbungen kommen KI-Funktionen zum Einsatz.

Erfasste Daten:

• Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten)
• Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, weitere hochgeladene Bewerbungsunterlagen
• Antworten auf strukturierte Bewerbungsfragen (Verfügbarkeit, Qualifikation, Gehaltsvorstellung)
• KI-generierter Eignungs-Score und Bewertungs-Erklärung
• Status im Bewerbungsprozess, Recruiter-Notizen

Zweck: Vorqualifizierung von Bewerbungen, Abgleich mit Stellenanforderungen, Vorbereitung der Recruiter-Entscheidung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und § 26 Abs. 1 BDSG.

Einstufung nach EU-KI-Verordnung: KI-gestützte Bewerberauswahl gilt als Hochrisiko-KI nach Anhang III der EU-KI-Verordnung. Wir setzen folgende Maßnahmen um:

• Menschliche Letztentscheidung: die KI liefert eine Empfehlung (Erstinterview, manuelle Prüfung, Standard-Absage), die finale Entscheidung trifft immer ein Recruiter. Eine selbstständige Absage durch die KI ist technisch ausgeschlossen.
• Transparenzpflicht: in der Stellenanzeige und im Bewerbungsprozess weisen wir darauf hin, dass KI im Vorscreening eingesetzt wird.
• Recht auf manuelle Prüfung: Bewerber können jederzeit verlangen, dass ein Mensch ihre Bewerbung unabhängig vom KI-Score sichtet.
• Diskriminierungsfreie Modelle: Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion und vergleichbare Merkmale fließen nicht in die Bewertung ein. Die Modelle werden regelmäßig auf Bias geprüft.
• Dokumentation des Bewertungsprozesses: pro Bewerbungsvorgang wird gespeichert, welche Stellenanforderungen geprüft wurden, welche Skills gematcht oder als fehlend markiert wurden, und welche Recruiter-Aktion folgte. Audit-Trail ermöglicht rückwirkende Nachweisbarkeit.

Hosting und Speicherung:

• Server bei OVHcloud in Frankfurt am Main, EU-Hosting
• Verschlüsselte Speicherung, Zugriff nur für berechtigte Personen
• Keine Verwendung der Bewerberdaten für KI-Training

Bewerbungsprozess im Detail:

1. Eingang der Bewerbung über Stellen-Link auf bewerbung.piola.io (Webformular oder Chat-Bewerbung über Talent Tom)
2. Automatische Speicherung im Bewerbermanagement-System auf EU-Servern
3. KI-gestütztes CV-Screening: Abgleich der Bewerber-Daten mit dem im System hinterlegten Anforderungsprofil der Stelle. Erstellung eines Eignungs-Scores plus Erklärung (gematchte und fehlende Skills)
4. Optional: telefonisches Erstinterview über Call Carla, siehe separate Datenschutzerklärung Call Carla
5. Recruiter sichtet Score, Erklärung und Bewerbungsunterlagen, trifft die finale Entscheidung (Erstinterview, manuelle Prüfung, Absage)
6. Jede Aktion wird mit Zeitpunkt im Audit-Trail festgehalten

Datenweitergabe an Stellenanbieter: Wird die Stelle nicht von PIOLA selbst, sondern von einem Kunden (Auftraggeber) ausgeschrieben, werden die Bewerber-Daten zum Zweck der Stellenbesetzung an den Kunden weitergegeben. Die Datenweitergabe erfolgt verschlüsselt über das Bewerbermanagement-System. Der Kunde wird in der jeweiligen Stellenanzeige als zukünftiger Arbeitgeber benannt.

Speicherdauer: Bei abgelehnten Bewerbungen 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens (zur Wahrung der gesetzlichen Klagefristen nach AGG). Bei Einstellung Überführung in die Personalakte des einstellenden Arbeitgebers. Auf Wunsch des Bewerbers können Daten jederzeit gelöscht werden.

Wir setzen zwei KI-Chatbots ein, die mit natürlicher Sprache mit Nutzern kommunizieren.

Talent Tom (Bewerber-ChatBot auf bewerbung.piola.io):

• Zweck: strukturiertes Bewerbungsgespräch per Chat, Erstqualifikation
• Erfasste Daten: Antworten auf Bewerbungsfragen, Kontaktdaten, KI-generierter Eignungs-Score
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen)
• Kennzeichnung als KI: zu Beginn jedes Chats wird auf den KI-Einsatz hingewiesen (Pflicht nach EU-KI-Verordnung)

FAQ Felix (KI-Chatbot auf piola.io und in Kunden-Portalen):

• Zweck: Beantwortung von Standard-Anfragen aus hinterlegtem Wissen (Produkt-Infos, FAQ, Tarif- oder Personalinfos im Kunden-Setup)
• Erfasste Daten: Frage-Inhalte, ggf. Session-Daten zur Spam-Prävention
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Anfragenbearbeitung)
• Kennzeichnung als KI: der Chatbot wird transparent als KI-gestützter Assistent ausgewiesen

Gemeinsame Datenschutz-Maßnahmen:

• Hosting auf europäischen Servern (OVHcloud Frankfurt)
• Keine Verwendung der Eingaben für KI-Training
• Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
• Konfigurierbare Löschfristen je nach Use-Case

Auf unserer Website befinden sich Links zu unseren Social-Media-Profilen (LinkedIn, Instagram, etc.). Beim Klick auf diese Links werden Sie auf externe Plattformen weitergeleitet. Wir haben keinen Einfluss auf die Datenverarbeitung dieser Anbieter.

Datenschutzhinweise der Anbieter:

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
• Instagram: https://privacycenter.instagram.com/policy

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
https://datenschutz.hessen.de

Registrierung. Bei der Registrierung für PIOLA CRM unter www.piola.io/crm-testen verarbeiten wir Firma, Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer sowie die gewünschte Adresse der Instanz, um den Vertrag anzubahnen, die E-Mail-Adresse per Bestätigungslink zu verifizieren und die Instanz bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Registrierungen, die nicht innerhalb von 24 Stunden bestätigt werden, löschen wir.

Zahlungsabwicklung. Die Abrechnung des Abonnements erfolgt über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Zahlungsdaten (Kreditkarte oder SEPA-Mandat) werden direkt bei Stripe eingegeben und gespeichert; wir erhalten keine vollständigen Kartendaten, sondern nur eine Referenz, die letzten vier Ziffern und den Zahlungsstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Stripe kann Daten in die USA übermitteln; hierfür bestehen EU-Standardvertragsklauseln und eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

Daten in der Instanz. Leads, Kontakte, Termine, Angebote und Dokumente, die der Kunde im CRM speichert, verarbeiten wir ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden auf Servern in Frankfurt (OVHcloud). Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Betroffene wenden sich mit Auskunfts- oder Löschanfragen an den jeweiligen Kunden als Verantwortlichen.

Verbundene Microsoft- und Google-Konten. Nutzer des CRM können optional ihr Microsoft-365- oder Google-Konto verbinden (OAuth 2.0). Das Passwort des Kontos erfahren wir dabei nicht. Wir speichern die E-Mail-Adresse und den Namen des Kontos sowie die Zugriffsschlüssel, AES-256-GCM-verschlüsselt, um E-Mails im Namen des Nutzers zu versenden, Termine im Kalender anzulegen und belegte Zeiten zu lesen.

Posteingang im CRM. Nur nach ausdrücklicher Aktivierung durch den Nutzer wird zusätzlich sein Posteingang im CRM angezeigt (Berechtigung Mail.ReadWrite bei Microsoft bzw. gmail.modify bei Google). Die E-Mails werden dafür bei jedem Aufruf direkt bei Microsoft bzw. Google abgerufen und im CRM nicht gespeichert. Verändert wird im Postfach nur, was der Nutzer selbst auslöst: das Versenden von E-Mails und die Markierung als gelesen oder ungelesen. Das CRM löscht und verschiebt keine E-Mails. Die E-Mails werden nicht mit KI ausgewertet.

Bei einem Lead abgelegte E-Mails. Gespeichert wird nur, was der Nutzer selbst einem Lead zuordnet: Legt er eine E-Mail bei einem Lead ab oder versendet er sie aus einem Lead heraus, entsteht dort eine Aktivität mit Betreff, Absender, Empfängern, Datum, Nachrichtenkennung und einem Textauszug von höchstens 1.500 Zeichen. Anhänge werden dabei nicht gespeichert. Die Aktivität wird mit dem Lead gelöscht.

Trennen. Die Verbindung kann jederzeit im CRM getrennt werden; die Schlüssel werden dann sofort gelöscht. Die Berechtigung kann zusätzlich direkt bei Microsoft (myapps.microsoft.com) bzw. Google (myaccount.google.com/permissions) widerrufen werden. Die Nutzung von Daten aus Google-APIs richtet sich nach der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

Belege Ben (belegeben.piola.io) ist eine Anwendung, mit der Unternehmen ihre Belege für die Buchhaltung sammeln und an ihre Steuerkanzlei übergeben. Kunden können optional ein E-Mail-Postfach von Microsoft 365 oder Outlook.com verbinden, damit Rechnungen, die per E-Mail eingehen, automatisch als Beleg übernommen werden. Die Verbindung erfolgt über das Standardverfahren OAuth 2.0 und wird von einem berechtigten Nutzer des Kunden in Belege Ben ausdrücklich hergestellt. Das Passwort des Postfachs erfahren wir dabei nicht.

Umfang des Zugriffs:

• Lesezugriff auf den Posteingang, einen vom Kunden gewählten Ordner oder ein freigegebenes Postfach (z. B. rechnung@firma.de), auf das der verbindende Nutzer bereits Zugriff hat
• Belege Ben ruft etwa alle zehn Minuten neue E-Mails ab; E-Mails, die vor der Verbindung eingegangen sind, werden nicht berücksichtigt
• Kein Schreibzugriff und kein Zugriff auf Kalender, Kontakte, OneDrive oder Teams
• Genutzte Microsoft-Berechtigungen: Mail.Read, Mail.Read.Shared, User.Read sowie offline_access

Automatische Auswahl:

Belege Ben prüft neue E-Mails mit Anhang automatisiert und übernimmt nur Anhänge (PDF, XML oder Bild), die als Rechnung oder Beleg erkennbar sind, zum Beispiel anhand eines Stichworts wie „Rechnung“ im Betreff oder im Dateinamen, eines Absenders, der bereits Belege geschickt hat, oder einer elektronischen Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD). Betreff und Dateinamen werden dafür nur automatisiert geprüft und nicht gespeichert. Eingebettete Bilder wie Logos und Signaturen werden nicht übernommen. Jeder übernommene Anhang wird vor der weiteren Verarbeitung auf Schadsoftware geprüft.

Gespeicherte Daten:

• die übernommenen Anhänge als Belege, unverändert im Originalformat
• Absenderadresse und Eingangsdatum der E-Mail, aus der ein Beleg stammt
• die E-Mail-Adresse des verbundenen Postfachs, der gewählte Ordner, der Zeitpunkt der Verbindung und der Nutzer, der sie hergestellt hat
• der Erneuerungsschlüssel (Refresh Token), AES-256-GCM-verschlüsselt

Auslesung mit KI:

Um Rechnungsdaten wie Lieferant, Datum und Betrag zu erkennen, werden Belege, ob per E-Mail übernommen oder hochgeladen, automatisiert mit Texterkennung und einem KI-Sprachmodell ausgelesen. Die Texterkennung läuft auf unserem Server in Frankfurt am Main. Das Sprachmodell betreiben wir selbst auf einem für uns bereitgestellten GPU-Server der Media Trooper GmbH (Trooper.AI), Am Güterbahnhof 4, 65510 Idstein, in einem Rechenzentrum in Deutschland; die Übertragung dorthin ist verschlüsselt. Mit Trooper.AI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO: Trooper.AI darf die Daten ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten und nicht für eigene Zwecke nutzen, die eingesetzten Mitarbeiter sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Eine Übermittlung an externe KI-Anbieter (zum Beispiel OpenAI oder Google) findet nicht statt.

Speicherort und Sicherheit:

Belege und Verbindungsdaten werden auf unseren Servern bei OVHcloud in Frankfurt am Main gespeichert. Tägliche Sicherungskopien werden zusätzlich verschlüsselt und für wenige Tage auf dem Server von Trooper.AI in Deutschland aufbewahrt. Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt.

Rolle und Rechtsgrundlage:

Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung des Kunden (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher ist der Kunde; Betroffene wenden sich mit Auskunfts- oder Löschanfragen an ihn. Übernommene Belege unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Kunden (§ 147 AO, § 257 HGB) und werden wie alle übrigen Belege im Archiv des Kunden gespeichert.

Trennen und Widerruf:

Die Verbindung kann jederzeit in Belege Ben unter „Einstellungen“ getrennt werden; der Erneuerungsschlüssel wird dann sofort gelöscht und es werden keine E-Mails mehr abgerufen. Die Berechtigung kann zusätzlich direkt bei Microsoft widerrufen werden: unter myapps.microsoft.com (Geschäftskonten) bzw. account.microsoft.com (private Konten).

Kunden können in Belege Ben ihre Geschäftskonten online verbinden, damit die Kontoumsätze automatisch für die Buchhaltung übernommen werden. Die Verbindung zur Bank stellt die finAPI GmbH, Adams-Lehmann-Str. 44, 80797 München, her, ein von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) beaufsichtigtes Zahlungsinstitut. Die Anmeldung bei der Bank erfolgt ausschließlich im Anmeldeformular von finAPI; die Zugangsdaten zum Online-Banking erfahren wir nicht.

Abgerufene und gespeicherte Daten:

• je Konto: Bezeichnung, IBAN, Währung sowie der Kontostand mit Datum
• je gebuchtem Umsatz: Buchungs- und Valutadatum, Betrag, Währung, Name, IBAN und BIC der Gegenseite, Verwendungszweck, Buchungstext, End-to-End-Referenz, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID
• Name der Bank, Status der Verbindung und Gültigkeit der Freigabe

Umsätze enthalten naturgemäß auch Daten der jeweiligen Zahlungspartner (Name, IBAN, Verwendungszweck). Sie werden ausschließlich für die Buchhaltung des Kunden verwendet.

Rolle von finAPI:

finAPI erbringt den Kontoinformationsdienst gegenüber dem Kunden und verarbeitet die Daten dabei nach eigenen Datenschutzhinweisen: Datenschutzhinweise der finAPI GmbH. Für die Suche nach einer Bank übermittelt unser Server nur den eingegebenen Suchbegriff (z. B. Name, BLZ oder Ort der Bank) an finAPI, ohne Angaben zum Nutzer. Banknamen und -logos ruft unser Server bei finAPI ab und liefert sie selbst aus; der Browser verbindet sich dafür nicht mit finAPI.

Speicherort und Sicherheit:

Konten und Umsätze werden auf unseren Servern bei OVHcloud in Frankfurt am Main gespeichert; es gelten dieselben Sicherungen wie in Abschnitt 14 beschrieben. Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt.

Rolle und Rechtsgrundlage:

Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung des Kunden (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher ist der Kunde; Betroffene wenden sich mit Auskunfts- oder Löschanfragen an ihn. Übernommene Umsätze sind Buchhaltungsdaten und unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Kunden (§ 147 AO, § 257 HGB).

Trennen und Ablauf der Freigabe:

Die Verbindung kann jederzeit in Belege Ben unter „Banking“ getrennt werden. Wir löschen dann die Bankverbindung bei finAPI und damit die Freigabe; es werden keine Umsätze mehr abgerufen. Bereits übernommene Konten und Umsätze bleiben als Buchhaltungsdaten erhalten. Ist es die letzte Bankverbindung des Unternehmens, löschen wir nach einem Tag auch die technische Kennung bei finAPI und damit alle dort gespeicherten Daten. Unabhängig davon verlangen Banken spätestens alle 180 Tage eine neue Bestätigung der Freigabe.

Privatpersonen können mit Belege Ben ihre Einkommensteuererklärung vorbereiten: Sie beantworten einen Fragebogen, laden ihre Lohnsteuerbescheinigung und die Steuerbescheinigungen ihrer Banken hoch, sehen laufend die voraussichtliche Erstattung oder Nachzahlung und erhalten alle Werte so aufbereitet, wie sie in Mein ELSTER eingetragen werden. Belege Ben übermittelt nichts an das Finanzamt; die Erklärung geben Sie selbst über Mein ELSTER ab. Anders als in den Abschnitten 14 und 15 (Unternehmen) sind wir hier selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO (Kontakt siehe Abschnitt 1).

Verarbeitete Daten:

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hashwert), Zeitpunkt der letzten Anmeldung
• Ihre Antworten im Fragebogen, zum Beispiel Veranlagungsart, Bundesland, Geburtsjahr, Arbeitsweg, Werbungskosten, Versicherungen, Spenden, haushaltsnahe Aufwendungen, Kapitalerträge und das Ergebnis eines Krypto-Steuerreports (nur die Summen, nicht der Report selbst); zu Kindern nur steuerlich nötige Angaben wie Monate, Haushaltszugehörigkeit und Betreuungskosten, keine Namen
• bei gemeinsamer Veranlagung die entsprechenden Angaben Ihrer Ehe- oder Lebenspartnerin bzw. Ihres Ehe- oder Lebenspartners
• hochgeladene Lohnsteuerbescheinigungen (PDF oder Foto) im Original. Sie enthalten neben Arbeitslohn und Steuerabzügen auch Name, Anschrift, Geburtsdatum, steuerliche Identifikationsnummer und das Kirchensteuermerkmal. Ausgelesen und gespeichert werden Bescheinigungszeitraum, Name des Arbeitgebers, Steuerklasse, Kirchensteuermerkmal und die Beträge der einzelnen Zeilen.
• hochgeladene Steuerbescheinigungen von Banken und Brokern (Jahressteuerbescheinigung, PDF oder Foto) im Original. Sie enthalten neben Kapitalerträgen und Steuerabzügen auch persönliche Angaben wie Name, Anschrift und Konto- bzw. Depotnummer sowie die einbehaltene Kirchensteuer. Ausgelesen und gespeichert werden Kalenderjahr, Name der Bank und die Beträge der Bescheinigung (zum Beispiel Kapitalerträge, in Anspruch genommener Sparer-Pauschbetrag, Kapitalertragsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer).
• ein Sicherheitsprotokoll mit Zeitpunkt, Art der Aktion (zum Beispiel Anmeldung, Hochladen, Bestätigen, Löschen) und technischen Kennungen; es enthält keine Dateinamen, keine Namen oder E-Mail-Adressen und keine Werte Ihrer Steuererklärung, bei Änderungen am Fragebogen nur die Bezeichnung der geänderten Fragen

Besonders geschützte Daten (Art. 9 DSGVO):

Das Kirchensteuermerkmal und die von Ihrer Bank einbehaltene Kirchensteuer zeigen Ihre Religionszugehörigkeit; für manche Steuervorteile braucht die Erklärung Angaben zur Gesundheit (Behinderung, Pflege, Krankheitskosten). Diese Daten verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und nur für Ihre Steuererklärung. Ohne Einwilligung ist kein Hochladen von Lohnsteuer- und Bankbescheinigungen möglich und die Fragen dazu bleiben ausgeblendet. Bei gemeinsamer Veranlagung braucht es zusätzlich die eigene Einwilligung Ihrer Partnerin bzw. Ihres Partners (siehe unten). Sie können die Einwilligung jederzeit in Belege Ben unter „Unterlagen“ mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dann entfernen wir diese Angaben aus allen Ihren Steuererklärungen und löschen Ihre hochgeladenen Lohnsteuer- und Bankbescheinigungen; bereits bestätigte Werte ohne Religionsangabe bleiben erhalten.

Einwilligung der Partnerin bzw. des Partners (gemeinsame Veranlagung):

Bei gemeinsamer Veranlagung stehen auch Angaben der Partnerin bzw. des Partners in Belege Ben, darunter das Kirchensteuermerkmal, das auf den Lohnsteuerbescheinigungen von Ehepaaren für beide Personen stehen kann, und die Kirchensteuer auf ihren bzw. seinen Bankbescheinigungen. Diese Angaben verarbeiten wir nur mit ihrer bzw. seiner eigenen ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Dazu gibt die Kontoinhaberin bzw. der Kontoinhaber die E-Mail-Adresse der Partnerin bzw. des Partners ein; diese bzw. dieser erhält den Einwilligungstext per E-Mail und willigt über den Link ein oder lehnt ab (Double-Opt-in, ohne eigenes Konto). Der Link gilt 14 Tage. Bis zur Einwilligung lassen sich keine Lohnsteuer- oder Bankbescheinigungen hochladen, keine Angaben zu Religion und Gesundheit machen und die Abgabe nicht vorbereiten.

Als Nachweis der Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) speichern wir die E-Mail-Adresse, die Zeitpunkte von Anfrage und Antwort, die Fassung und eine Prüfsumme (SHA-256) des angezeigten Textes, die IP-Adresse und die Browserkennung des Klicks sowie eine Nachweis-Nummer. Die Partnerin bzw. der Partner erhält eine Bestätigung mit dem Text, der Nachweis-Nummer und einem Link, mit dem sie bzw. er die Einwilligung jederzeit widerrufen kann; der Widerruf ist auch per E-Mail an datenschutz@piola.io möglich. Nach einem Widerruf entfernen wir ihre bzw. seine Angaben zu Religion und Gesundheit und löschen die hochgeladenen Lohnsteuer- und Bankbescheinigungen der gemeinsamen Erklärung. Über jede Antwort, einen Widerruf und einen unbeantwortet abgelaufenen Link informieren wir die Kontoinhaberin bzw. den Kontoinhaber per E-Mail. Die übrigen Angaben der Partnerin bzw. des Partners (zum Beispiel Arbeitslohn) verarbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer vollständigen gemeinsamen Steuererklärung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Auslesung mit KI:

Hochgeladene Lohnsteuer- und Bankbescheinigungen werden zuerst auf Schadsoftware geprüft und dann automatisiert mit Texterkennung und einem KI-Sprachmodell ausgelesen, wie in Abschnitt 14 beschrieben (Texterkennung auf unserem Server in Frankfurt am Main, Sprachmodell auf dem GPU-Server von Trooper.AI in Deutschland, ohne externe KI-Anbieter). Die gelesenen Werte fließen erst in Ihre Steuererklärung, wenn Sie sie geprüft und bestätigt haben.

Zwecke und Rechtsgrundlagen:

• Bereitstellung von Belege Ben, Berechnung und Speicherung Ihrer Angaben: Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Angaben zu Religion und Gesundheit: ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), bei gemeinsamer Veranlagung beider Personen
• Angaben zur Partnerin bzw. zum Partner bei gemeinsamer Veranlagung: berechtigtes Interesse an einer vollständigen gemeinsamen Steuererklärung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Sicherheitsprotokoll und Prüfung auf Schadsoftware: berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Nachweis einer Einwilligung (auch der Partnerin bzw. des Partners) und nach Löschung des Kontos: Nachweispflicht (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) und Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO)

Die Berechnung in Belege Ben ist eine unverbindliche Vorschau; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Über Ihre Steuer entscheidet das Finanzamt.

Empfänger:

• OVH GmbH, Frankfurt am Main (Hosting und Speicherung, siehe Abschnitt 3.1)
• Media Trooper GmbH (Trooper.AI), Idstein (Auslesung mit KI und verschlüsselte Sicherungskopien, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, siehe Abschnitt 14)
• Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland, für den Versand von E-Mails aus Belege Ben (Einladung, Passwort zurücksetzen, Hinweis vor der automatischen Löschung, Einwilligung der Partnerin bzw. des Partners) über unser Postfach info@piola.io bei Microsoft 365; übermittelt werden dabei die E-Mail-Adresse, gegebenenfalls der Name und der Inhalt der E-Mail. Microsoft ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung an das Finanzamt, an externe KI-Anbieter oder zu Werbezwecken findet nicht statt. In der Verwaltungsoberfläche von PIOLA sind nur der Name des Haushalts, die Zahl der Mitglieder und offene Einladungen sichtbar, keine Steuerdaten.

Speicherdauer und Löschung:

• Ihre Daten speichern wir, solange Ihr Konto besteht.
• Einzelne Bescheinigungen und ganze Steuerjahre können Sie jederzeit selbst in Belege Ben löschen. Die Löschung Ihres gesamten Kontos können Sie per E-Mail an datenschutz@piola.io verlangen; wir löschen dann alle Steuererklärungen und Unterlagen und anonymisieren Ihr Konto.
• Hat sich ein Jahr lang niemand in Ihrem Konto angemeldet, löschen wir es automatisch. Etwa einen Monat vorher erhalten Sie eine E-Mail; melden Sie sich an, bleibt alles erhalten.
• Gelöschte Daten bleiben noch höchstens eine Woche in unseren Sicherungskopien und werden dann auch dort entfernt. Wird eine Sicherungskopie zurückgespielt, löschen wir die zuvor gelöschten Daten erneut, bevor die Anwendung wieder erreichbar ist.
• Nach der Löschung Ihres Kontos bewahren wir nur den Nachweis Ihrer Einwilligung (E-Mail-Adresse, Name, Zeitpunkt und Fassung des Einwilligungstextes) und gegebenenfalls den Nachweis der Einwilligung Ihrer Partnerin bzw. Ihres Partners auf, bis drei Jahre nach Ende des Jahres der Löschung. Offene, abgelehnte oder abgelaufene Anfragen an die Partnerin bzw. den Partner löschen wir mit dem Konto oder bei einer neuen Anfrage sofort. Das Sicherheitsprotokoll ist unveränderbar und wird nicht gelöscht; es enthält nur technische Kennungen und ist danach keiner Person mehr zuzuordnen.

Bitte beachten Sie: Eigene Aufbewahrungspflichten gegenüber dem Finanzamt (zum Beispiel für Rechnungen über Handwerker- oder Bauleistungen an Ihrem Haus oder Ihrer Wohnung, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG) erfüllt Belege Ben nicht für Sie. Laden Sie Unterlagen, die Sie noch brauchen, vor dem Löschen herunter.

Speicherort und Sicherheit:

Ihre Daten werden auf unseren Servern bei OVHcloud in Frankfurt am Main gespeichert; es gelten dieselben Sicherungen wie in Abschnitt 14 beschrieben. Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt. Nur Mitglieder Ihres Haushalts haben in Belege Ben Zugriff auf Ihre Steuererklärung. Für die Anmeldung setzt Belege Ben ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das nach spätestens zwölf Stunden abläuft.

Ihre Rechte:

Ihnen stehen die in Abschnitt 11 beschriebenen Rechte zu, insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf Ihrer Einwilligung sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Unternehmen nutzen Belege Ben im Abonnement „Ben Business“, Kanzleien im Abonnement „Ben Kanzlei“ (abgerechnet je aktivem Mandanten). Ein neues Konto beginnt mit einer kostenlosen Testphase. Das Abonnement schließt in Belege Ben unter „Abo“ ab, wer es verwalten darf: bei einer Kanzlei deren Inhaberin bzw. Inhaber, bei einem Unternehmen dessen Administratoren.

Anmeldung über die Website. Wer sich auf www.piola.io/belege-ben anmeldet, gibt den Namen des Unternehmens bzw. der Kanzlei, die E-Mail-Adresse, die Rechnungsadresse und die Zahlungsdaten direkt im Bezahlformular von Stripe ein. Nach Abschluss erhalten wir von Stripe den Namen und die E-Mail-Adresse, legen damit den Zugang an und senden eine E-Mail mit dem Link zum Festlegen des Passworts (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wird die Anmeldung abgebrochen, legen wir nichts an.

Zahlungsabwicklung. Die Abrechnung erfolgt über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Rechnungsadresse, Zahlungsdaten (Kreditkarte oder SEPA-Mandat) und gegebenenfalls die USt-IdNr. werden direkt bei Stripe eingegeben und gespeichert; Stripe berechnet daraus die Umsatzsteuer und versendet die Rechnungen per E-Mail. Belege Ben erhält keine Karten- oder Kontodaten.

Was wir an Stripe übermitteln:

• Name des Unternehmens bzw. der Kanzlei und E-Mail-Adresse der Person, die das Abonnement abschließt
• eine interne Kennung des Abonnements
• bei Ben Kanzlei die Anzahl der aktiven Mandanten (einmal täglich; keine Namen oder Daten der Mandanten)

Was wir von Stripe speichern:

• die Kennungen von Kunde und Abonnement bei Stripe, den gebuchten Tarif und die abgerechnete Anzahl
• den Stand des Abonnements (Testphase, aktiv, Zahlung offen, beendet), das Ende der Testphase, das Ende des Abrechnungszeitraums und gegebenenfalls das Kündigungsdatum

Im Sicherheitsprotokoll halten wir fest, wer einen Bezahlvorgang gestartet hat und wann sich der Stand des Abonnements geändert hat. Endet die Testphase ohne Abonnement oder endet das Abonnement, ist der Zugang zu Belege Ben gesperrt; die Daten in Belege Ben bleiben dabei erhalten. Drei Tage vor dem Ende einer Testphase ohne hinterlegtes Zahlungsmittel erhält, wer das Abonnement verwalten darf, einmal eine E-Mail; der Versand läuft über unser Postfach bei Microsoft 365 wie in Abschnitt 16 beschrieben.

Zwecke, Rechtsgrundlagen und Speicherdauer:

• Abschluss, Abrechnung und Verwaltung des Abonnements: Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Aufbewahrung der Rechnungen: gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 14b UStG), acht Jahre

Stripe kann Daten in die USA übermitteln; hierfür bestehen EU-Standardvertragsklauseln und eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

Die Steuer-Akademie ist ein Online-Kurs in Belege Ben. Verantwortlich ist die Schlieszus HR Consulting GmbH. Fortschritt, Ergebnisse und Zertifikate gehören zur Person, die den Kurs nutzt, nicht zu ihrer Firma oder Kanzlei.

Was wir speichern. Gekaufte oder freigeschaltete Module mit Datum und Betrag, die Zustimmung zum sofortigen Beginn, den Lernfortschritt, die Ergebnisse von Praxisfällen und Selbsttests, die Zertifikate mit dem Namen der Person sowie gegebenenfalls einen Widerruf mit Name und E-Mail-Adresse.

Zahlung. Die Zahlung läuft über Stripe. Wir übermitteln Stripe die E-Mail-Adresse, das gewählte Modul und eine interne Kennung; Zahlungs- und Adressdaten geben Sie direkt bei Stripe ein. Für Stripe gelten die Angaben in Abschnitt 17 entsprechend.

Rechtsgrundlage und Löschung. Die Verarbeitung dient der Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wird das Konto gelöscht, entfernen wir Lernstand und Ergebnisse sowie den Namen auf dem Zertifikat. Die Angaben zum Kauf bleiben als Beleg erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).