HR-Software für KMU · DSGVO aus Frankfurt

PIOLA HR-Portal mit KI:
HR-Routine automatisieren, ab Tag 1 startklar.

Alle HR-Aufgaben in einer Plattform: Personalakte, Bewerber, KI-Dokumente, Abwesenheiten und der Wissens-Chatbot FAQ Felix, alle Module miteinander verbunden. Personaldatenbank ab Tag 1 startklar, komplettes Portal in 7 bis 14 Tagen live, kein Preis pro Mitarbeiter.

HR-Portal kostenlos testen Funktionen entdecken

Zugangsdaten kommen per E-Mail innerhalb von 24 Stunden, kostenlos und unverbindlich.

EU-Hosting Frankfurt

Kein Preis pro Mitarbeiter

Portal in 7 bis 14 Tagen live

Module einzeln addierbar

PIOLA HR-Portal

Personaldatenbank · 18 Mitarbeiter

Live

Sandra Müller

IT Aktiv

Markus Kraus

Sales Probezeit

Julia Klein

HR BEM ⚠

Tom Berger

Marketing Aktiv

Lara Petersen

IT Urlaub

BEM-Frühwarnung

Julia Klein

42 Krankheitstage erreicht

KI-Dokument

Zeugnis erstellt ✓

Was uns unterscheidet

Was unterscheidet das PIOLA HR-Portal?

Das PIOLA HR-Portal ist eine zentrale Personal-Plattform, die Personaldatenbank, Bewerbermanagement, Abwesenheiten, Zeitwirtschaft, Dokumente und Reports in einer Oberfläche bündelt. KI-Funktionen sind nativ eingebaut: KI-Dokumentenerstellung für Zeugnisse, Verträge und Abmahnungen, FAQ Felix für HR und Mitarbeiter, BEM-Frühwarnung ab 42 Krankheitstagen, automatische Versionierung. Konzipiert für KMU und Mittelstand, mit Personaldatenbank ab Tag 1 nach Excel-Upload.

Der Unterschied zu klassischer HR-Software: kein Preis pro Mitarbeiter, Module einzeln addierbar, KI-Funktionen sind Teil des Portals statt teurer Zusatz-Lizenzen. Doku Dora generiert Dokumente aus Stichpunkten plus Personaldatenbank. FAQ Felix HR beantwortet Standard-Fragen zu Tarif, Betriebsvereinbarung und Urlaub auf Basis der hinterlegten Wissensquellen. Alles läuft auf EU-Servern in Frankfurt.

Personaldienstleister, die mehrere Kunden parallel betreuen, finden die Multi-Mandanten-Verwaltung mit KI-Bewerber-Vorauswahl auf der eigenen Seite Recruiting für Personaldienstleister. Das HR-Portal selbst ist auf KMU und Mittelstand ausgelegt: Personaldatenbank ab Tag 1 startklar, komplettes Portal in 7 bis 14 Tagen.

Pillar-Guide: HR-Automatisierung mit KI Vergleich vs. Personio & Co. Häufige Fragen

HR-Check

Was lohnt sich fürs eigene HR? 3 Klicks, die eigene Rechnung.

30 Sekunden Selbst-Check: welche HR-Aufgabe kostet wie viel? Am Ende steht die eigene Zahl in Stunden und Euro. Keine Daten nötig, läuft komplett im Browser.

Schritt 1 von 3

Welche HR-Aufgaben kosten am meisten Zeit?

Mehrfachauswahl möglich, klick alle an, die zutreffen.

Noch keine Aufgabe ausgewählt

Die Rechnung

So sieht die Rechnung aus.

Aufgaben gewählt

Deine ausgewählten Aufgaben

Pro Monat

-- h

für diese Aufgaben zusammen

Pro Jahr

~-- €

bei 50 €/h Voll-Kosten

Diese Aufgabe läuft im PIOLA HR-Portal automatisch. Dokumente aus Vorlagen plus Daten aus der Personaldatenbank, Krankmeldungen direkt im System, Reports auf Knopfdruck. Setup-Zeit fürs HR-Portal: 7 bis 14 Tage.

30-Min HR-Beratung direkt buchen

Lieber per E-Mail? info@piola.io

Wichtige Annahme: 50 €/h sind Voll-Kosten (Brutto-Gehalt plus Lohnnebenkosten plus Overhead).

Test-Zugang · kostenlos

Teste das HR-Portal selbst, mit Beispieldaten.

Zugangsdaten kommen per E-Mail innerhalb von 24 Stunden. Personaldatenbank anschauen, Module durchklicken, alle Funktionen mit unseren Beispieldaten ausprobieren. Kein Vertrag, kein Verkaufsanruf, keine Folge-Mails.

Name

Firma

E-Mail (Zugangsdaten kommen hier hin)

Telefon *

Ich bin einverstanden, dass PIOLA mir Zugangsdaten zum HR-Portal-Test schickt. Daten werden gemäß Datenschutzerklärung verarbeitet, EU-Server in Frankfurt, kein KI-Training.

Zugangsdaten in 24 Stunden

Kein Verkaufsanruf, kein Marketing

EU-Hosting Frankfurt, DSGVO

Lieber erst lesen? Was im HR-Portal drin ist · Was es kostet

Für wen PIOLA gemacht ist

3 Wege in eine moderne HR-Plattform.

Egal ob HR heute auf Excel läuft, in einer Personio-Lizenz steckt oder gar kein HR-Team da ist: PIOLA passt sich an, der Wechsel ist einfach.

Familienunternehmen · 20 bis 80 MA

HR ohne HR-Team

Kein dediziertes HR-Team. GF oder Geschäftsleitung erledigt HR mit Excel und Word. KI übernimmt Routine, die Entscheidung bleibt beim Menschen.

✓FAQ Felix als HR-Bot, Mitarbeiter-Self-Service ohne Rückfrage-Stress
✓KI erstellt Vertragsdokumente, Zeugnisse, Abmahnungen aus Stichpunkten
✓Fristen-Frühwarnung, keine BEM-Frist mehr verpasst

PIOLA übernimmt Routine, GF entscheidet

KMU · 30 bis 150 MA

HR aus der Excel-Datei lösen

GF oder Office-Manager macht HR nebenbei. Daten in Excel, Dokumente in Word, Bewerber in Outlook. Fristen geraten verloren, Dokumente entstehen unter Druck.

✓Excel-Upload an Tag 1, keine manuelle Neuanlage
✓Automatische Fristen: Probezeitende, Geburtstage, Vertragsverlängerungen
✓KI-Dokumente aus Stichpunkten: Zeugnisse, Vertragsdokumente, Abmahnungen

Aufsetzen in 7 bis 14 Tagen

Mittelstand · 50 bis 300 MA

Weg vom Preis pro Mitarbeiter

Klassische HR-Software im Einsatz (Personio, HRworks, Sage, Factorial). Pricing skaliert pro Mitarbeiter, KI-Funktionen kosten extra oder fehlen.

✓Datenexport aus aktueller Software, Mapping bei PIOLA
✓Kein Preis pro Mitarbeiter, fester Modul-Preis
✓Mehr KI ab Tag 1: Doku-Erstellung, FAQ-Chatbot, Bewerber-Pipeline

Migration mit Mapping-Tool, Parallel-Betrieb möglich

Nadine Schlieszus, Gründerin PIOLA, 15 Jahre HR-Erfahrung

Persönlicher Sparringspartner inklusive

15 Jahre HR-Erfahrung inklusive.

Bei kniffligen Themen wie BEM-Verfahren, schwierigen Kündigungen, Abmahnungen oder Tarifvertragsfragen unterstützen wir nicht nur mit der Plattform, sondern auch persönlich. Nadine, Gründerin und langjährige HR-Profi, ist Ansprechpartner und Sparringspartner für komplizierte Fälle.

Besonders wertvoll für Unternehmen ohne dediziertes HR-Team.

Egal aus welcher Ausgangslage: Daten exportieren oder Excel hochladen, mit unserer Unterstützung in 7 bis 14 Tagen live. Module einzeln addieren, kein All-or-nothing.

9 Module, eine Plattform

Alles was HR braucht, in einem Portal.

Personaldatenbank, Bewerbermanagement, KI-Dokumentenerstellung, FAQ Felix, Onboarding, Abwesenheiten, BEM, Beurteilungsverfahren und HR-Analytics. Alle Module sind verbunden, einzeln addierbar, ein gemeinsamer Datenstand.

Das digitale Herzstück fürs Team

Zentrale Mitarbeiterakte DSGVO-konform. 50+ verknüpfte Felder von Teilzeit-Logik, Gehaltsstruktur bis zur Schwerbehinderung mit Reversions-Historie.

Hintergrund: So löst eine moderne Personaldatenbank Software Excel ab →

Versionierung & Rollback

Jede Änderung speichert einen neuen Stand. Jederzeit ist nachvollziehbar, wer wann was geändert hat, und alte Stände lassen sich wiederherstellen.

Excel Massen-Import

Auto-Mapping für große Datenmengen. Hunderten Mitarbeitenden lassen sich gleichzeitig Schichtzulagen zuweisen, als Sammel-Änderung in einem Schritt.

Dynamische Gehaltslogik

Voll- und Teilzeit mit automatischer Urlaubsanpassung. Berechnung über 12 bis 14 Gehälter transparent hinterlegt.

Rollen, Zugriff & Self-Service

4-stufiges System: Admin, HR, Manager, Mitarbeiter
Seitenfreigabe mit gesicherte Seitenfreigabe je Rolle
Auto-Account-Erstellung
Self-Service (Daten, Abwesenheiten, Passwort)
Mehrere Standorte und Abteilungen getrennt verwaltbar

Bewerbermanagement auf Autopilot

Kandidaten werden in beliebig vielen Bewerber-Listen verwaltet, die KI übernimmt automatische Telefon-Vorab-Interviews (Call Carla), und E-Mails und Follow-Ups laufen komplett automatisch.

Hintergrund: KI Telefonbot Pillar-Guide → · Bewerber-Screening mit KI →

Unbegrenzte Pipelines

Flexible Status-Boards und Kandidatenkarten mit über 10 anpassbaren, farbcodierten Status. Jede Stelle erhält ihre eigene Pipeline.

Call Carla (KI-Telefonbot) Integration

KI-Telefonbot ruft Kandidaten an, führt Interviews auf Abruf, prüft persönliche Kompetenzen und hinterlegt das Gesprächsprotokoll sowie den finalen Eignungswert.

Automatischer Wechsel

Mit nur einem Klick wird ein final akzeptierter Bewerber zum neuen Mitarbeiter angelegt, mit all seinen Daten. Nahtloser Transfer in die Personaldatenbank.

Lebenslauf-Auswertung und Dokumente

Automatische Verarbeitung hochgeladener Lebensläufe. Interview-Feedback und alle Dokumente liegen sicher an einem Ort.

Eigener Chatbot in Sekunden gebaut

Ein Baukasten ohne Programmierung für Social-Media-Chatbots. Stellenanzeige hochladen, und unser System baut den passenden Recruiting-Bot komplett fertig zusammen.

Automatische Erstellung

Eine PDF der Stelle hochladen, die KI versteht das Anforderungsprofil und erstellt selbstständig alle Filterfragen im Chat.

Ablauf-Editor

Intelligente Verzweigungen je nach Antwort des Kandidaten. Das Interview endet automatisch, wenn Ausschluss-Kriterien verfehlt werden.

Komplette Anpassung

30+ Design-Optionen, Farben und Typografie, alles lässt sich genau an das eigene Corporate Design anpassen, inklusive 12 Vorlagen.

KI-Scoring

Jeder Kandidat landet im Portal und wird von unserer KI mit einer Stern-Bewertung und einer Zusammenfassung versehen.

PIOLA KI Chatbot Builder Dashboard zur Erstellung von automatisierten Recruiting-Bots

Reibungslose Starts. Jederzeit.

Standardisierte Checklisten für die Vorbereitung vor dem ersten Tag, den ersten Tag und das Offboarding. Aufgaben werden IT, HR und dem Mitarbeitenden automatisch zugewiesen, der Fortschritt bleibt im Blick.

Aufgaben-Templates

Feste Standard-Listen anlegen (z.B. "Vertrieb Start", "Executive Offboarding") und beim Klick auf den Starttermin massenhaft ausrollen.

Kollaboration

Aufgaben können abteilungsübergreifend gestreut werden. IT sieht "Laptop einrichten", Vorgesetzter "Einarbeitungsplan".

Eskalation & Fristen

Wird der Schlüssel nicht zwei Tage vor Start bestellt, meldet das System Verzögerungen rot und automatisiert Reminder-E-Mails.

Mitarbeiter Self-Service

Neue Kollegen können über ihr eigenes eingeschränktes Portal im Vorbereitung vor dem ersten Tag Steuernummern und Ausweise vorbereitend hochladen.

Urlaub & Krankenstände voll im Griff

Ein intelligenter Kalender, der automatisch Kontingente mitzählt. Self-Service-Anträge, Freigabe per Klick für Führungskräfte und Massenzuweisung von Feiertagen.

Smarter Kalender

Farbcodierte Team-Ansicht, damit Schichten optimal geplant werden. Konflikte werden bei Urlaubsanträgen sofort rot markiert.

Freigabe per Klick

Mitarbeitende beantragen digital. Vorgesetzte erhalten eine Benachrichtigung und geben mit einem Klick frei. Der Urlaubs-Saldo passt sich direkt an.

Flexible Kontingente

Frei konfigurierbare Abwesenheitsarten , vom Sabbatical bis zu Bildungsurlaub oder Bildungsurlaub. Mit Überschreitungsschutz.

Krankmeldung + eAU

Digitale Krankmeldungen. Der Mitarbeiter meldet sich mobil ab. HR kann den eAU Beleg digital einspeisen (inklusive BEM-Tracking).

Gesundheitsmanagement & BEM

Proaktive Überwachung von Krankheitstagen. Kritische Fehlzeiten werden frühzeitig erkannt, gesetzlich vorgeschriebene BEM-Verfahren starten vollautomatisiert.

BEM-Pflicht Erkennung

Automatische Erkennung ab 42 Kalendertagen Krankheit in 12 Monaten. Nie wieder BEM-Fristen verpassen.

Frühwarnsystem

Krankheitstage-Übersicht mit kritischer Schwelle. Frühzeitig sichtbar, wo es Handlungsbedarf gibt.

Krankenstatistik

Krankheitsquote als Kennzahl, Aufschlüsselung zu betroffenen Mitarbeitenden, Integration in die Fluktuations-Frühwarnung.

KI-Erstellung aller Dokumente

Schluss mit manuellen Word-Vorlagen. Zeugnisse, Arbeitsverträge oder Abmahnungen entstehen per Knopfdruck, basierend auf den Daten der Personaldatenbank.

Mehr dazu: HR-Dokumente auf einen Klick, vom Arbeitsvertrag bis zur Bescheinigung →

Smarte Auto-Generierung

Zeugnisse aus Stichpunkten formuliert. Die KI greift auf Stammdaten zu und schreibt ein rechtssicheres Textstück im Bruchteil einer Sekunde.

Unbegrenzte Vorlagen

Eigene Verträge hinterlegen, dynamische Platzhalter wie Gehalt, Name und Urlaubsanspruch werden völlig automatisch gefüllt.

Integrierte Fristenüberwachung

Die Fristen-Überwachung warnt vor endenden Probezeiten, auslaufenden Befristungen und Zertifikatablauf, inklusive sofortiger Vorlagen-Erstellung.

Digitale Personaldatenbank

Ein strukturierter, durchsuchbarer Ablageort. Endlich alle Mitarbeiterdokumente zentral an einem Platz. Vollständig verschlüsselt.

PIOLA Dokumentenmanagement für automatische KI-Verträge und Zeugnisse

FAQ Felix HR-Integration

Ein dedizierter KI-Wissensassistent exklusiv fürs eigene Portal. Er kennt die Personaldatenbank, liest das Handbuch und weiß alles über Tarifverträge.

Hintergrund: HR Chatbot mit KI: So beantwortet FAQ Felix Fragen aus echten Dokumenten →

Sofortige Antworten

Mitarbeitende fragen direkt im Portal "Wie bestelle ich Arbeitskleidung?". Felix antwortet verlässlich in Sekunden auf Basis des hinterlegten Handbuchs.

Tarifvertrags-Profi

Felix wird mit hochkomplexen PDFs von Tarifwerken (IG Metall etc.) gefüttert. Er filtert Klauseln, Eingruppierungen und Regeln in Echtzeit.

Personaldatenbank-Sync

Tiefe Integration in das Backend. Er weiß, ob der Fragende in Vollzeit ist und berücksichtigt dies bei seinen personalisierten Antworten.

HR Entlastung pur

Bis zu 80% weniger immergleiche Micro-Anfragen. Er kümmert sich um Urlaubsrichtlinien, Pausenregelungen und Boni-Fragen absolut autark.

PIOLA FAQ Felix HR-Wissensassistent und Mitarbeiter-Portal

Beurteilungsverfahren komplett geführt, auch für Mitarbeitende ohne Schreibtisch.

HR legt Kriterien und Bewertungsrunde fest, Mitarbeitende machen die Selbsteinschätzung bequem per Magic-Link am Handy, also über einen persönlichen Link, der die Beurteilung ohne Login direkt öffnet. Führungskräfte bewerten blind. Erst danach werden beide Ergebnisse offengelegt und das Gespräch geführt. Ziele und Unterziele werden mit Datum getrackt.

Hintergrund: Beurteilungsverfahren digital: so geht es auch für Produktion und Außendienst →

HR legt Kriterien + Runde fest

Standard-Katalog mit 13 Kriterien plus 2 Führungskriterien, Gewichtung in Prozent, Skala 0 bis 4, eigene Stufentexte möglich. Runde mit Zeitraum und Zielgruppe (Abteilung oder alle).

Ziel-Templates für alle

HR legt globale Ziel-Vorlagen mit Unterzielen an, Führungskräfte können eigene Vorlagen ergänzen. Kategorien Fachlich, Sozial, Führung, Allgemein.

Selbsteinschätzung am Handy

Bei Rundenstart bekommt jeder Mitarbeitende eine E-Mail mit Magic-Link. Bewertung pro Kriterium mit Notizen, Autosave zwischen Fragen, mobile-first. Auch für Produktion und Außendienst geeignet.

Blind-Bewertung der Führungskraft

Die Führungskraft bewertet, ohne die Selbsteinschätzung zu sehen. Erst wenn beide Bewertungen abgeschlossen sind, werden sie nebeneinander offengelegt. Vermeidet Anker-Effekte und macht das Gespräch ehrlicher.

Gegenüberstellung im Gespräch

Im Vergleichs-Modus stehen Selbsteinschätzung und Führungskraftbewertung pro Kriterium nebeneinander. Gesprächstermin direkt im Portal eintragen, Notizen werden gespeichert.

Ziel-Tracker mit Fälligkeit

Nach dem Gespräch werden Ziele inklusive Unterzielen mit Fälligkeitsdatum festgelegt. Mitarbeitende sehen ihre Ziele im Self-Service, aktualisieren den Status (offen, in Arbeit, erreicht, verschoben) mit Begründung.

PIOLA Beurteilungsverfahren: Vorlage mit Kriterien, Gewichtung, Stufentexten und 360-Grad-Peer-Feedback im HR-Portal

Datenbasierte Entscheidungen in Echtzeit

Geschlechterverteilung, Vertragsarten, Altersdemografie, Betriebszugehörigkeit und Recruiting-Performance alles vollautomatisch auf einen Blick, ohne manuelle Excel-Exporte.

KPI

Live-Statistiken

Abteilungsübergreifende Auswertung aller Personaldaten in einem zentralen Dashboard.

Fluktuations-Frühwarnung

Künstliche Intelligenz weist frühzeitig auf mögliche Austrittsrisiken bei Leistungsträgern hin.

BEM

Krankheits-Frühwarnung

Automatisches Erkennen von 42 Kalendertagen Krankheit , BEM-Einladungen werden pünktlich getriggert.

PDF

Berichte exportieren

Alle relevanten Kennzahlen lassen sich auf Knopfdruck für das Management-Meeting exportieren.

Die HR-Bot-Familie

Drei KI-Bots, die HR komplett entlasten.

Doku Dora schreibt die HR-Dokumente, FAQ Felix beantwortet Standard-Fragen für HR und Mitarbeitende. Alle laufen im PIOLA HR-Portal, alle kombinierbar.

KI-Dokumente

Doku Dora

Erstellt Arbeitsverträge, Zeugnisse, Glückwunschschreiben, Abmahnungen aus Stichpunkten plus Daten der Personaldatenbank. Spart 30 Min pro Dokument, jeder kann es bedienen.

HR-intern

FAQ Felix HR

Mit der Personaldatenbank verknüpft, kennt Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen. Beantwortet HR-Fragen sofort statt im Aktenschrank zu suchen.

HR-Portal testen

MA-Self-Service

FAQ Felix Mitarbeiter

Standardfragen zu Urlaub, Lohn, Tarif, Onboarding, Reisekosten. Mitarbeiter bekommen sofort Antworten, HR wird entlastet. Eigene Wissensbasis, keine Datenlecks.

HR-Portal testen

Wo die KI mitarbeitet

Vier Aufgaben nimmt die KI ab

Genau hier spart das Portal die meiste Zeit. Die Entscheidung trifft trotzdem immer ein Mensch.

KI-Dokumente

Zeugnisse, Verträge und Abmahnungen entstehen aus wenigen Stichpunkten und den Daten der Personaldatenbank.

FAQ Felix

Der KI-Wissens-Chatbot beantwortet HR- und Mitarbeiterfragen in Sekunden, aus Handbuch, Tarifwerken und Personalakte.

Lebenslauf-Prüfung

Im Bewerbermanagement bekommt jeder Lebenslauf automatisch einen Eignungswert von 0 bis 100 auf die Stelle.

KI-Telefonbot Call Carla

Call Carla ruft Bewerber an und führt das Erstinterview, am Ende stehen Eignungswert und Gesprächsprotokoll bereit.

Beispielrechnung