Portallösungen: eigene Software statt Standard-Tool | PIOLA
Software nach Maß · DSGVO aus Frankfurt

Eigene Portallösungen.
Software, die dem eigenen Prozess folgt.

Branchenspezifische Portale für Fertigung, Handwerk, Steuerberatung, Personaldienstleister. Excel ablösen mit eigenem Tool, das genau zu den eigenen Prozessen passt. Build in 2 bis 12 Wochen als Festpreis. Beim Hosting gibt es die Wahl: bei uns laufen lassen oder selbst übernehmen.

2 bis 12 Wochen Build-Time
Hosting bei PIOLA oder im eigenen Haus
Keine Lizenzgebühren
EU-Hosting Frankfurt, DSGVO

Produktionsplanung

Aufträge KW 19 · 12 offen

Live
A1

Gehäuse CNC-Fräsung

Müller GmbH Im Plan
A2

Schweißbaugruppe XL

Hertz AG Wartet
A3

Sonderanfertigung Pumpe

Nordwerk Verzögert
A4

Antriebsmodul Serie

Beck KG Im Plan
A5

Präzisionsteile Charge

Voss Prüfung

Code-Übergabe

Beim Kunden ✓

Branche

Fertigung

Aufgesetzt in 6 Wochen

Begriffsklärung

Was ist eine individuelle Portallösung?

Eine individuelle Portallösung ist eine massgeschneiderte Web-Anwendung, die exakt auf die Prozesse, Branche und Daten eines Unternehmens zugeschnitten ist, statt mit einer Standardsoftware Kompromisse einzugehen. PIOLA Automations baut Portale als Festpreis-Projekt: Anforderungs-Audit, Konzept, Bau, Schulung, Live-Gang, dann gehört das Portal dem Kunden, ohne Lizenzgebühren.

Typische Bausteine: eigenes Datenmodell (Stammdaten, Aufträge, Maschinen, Termine), Rollen und Rechte pro Abteilung, KI-Module (Doku-Generierung, FAQ-Bot, Ablauf-Automatisierung), Schnittstellen zu DATEV, ERP, Microsoft 365, branchenüblichen Tools. Hosting auf europäischen Servern in Frankfurt oder optional auf eigener Infrastruktur.

Eingesetzt werden individuelle Portale in Fertigung (Produktionsplanung, Maschinenbelegung), Handwerk (Auftrag, Material, Stundenerfassung), Pflege (Dienstplan, Doku, BEM), Steuerkanzleien (Mandantenportal) und im Mittelstand überall dort, wo Excel an die Grenze kommt und Standardsoftware zu starr ist.

Portal-Check

Was lohnt sich für das eigene Portal? 4 Klicks, die eigene Rechnung.

30 Sekunden Selbst-Check: Branche wählen, dann typische Prozesse, am Ende die eigene Zahl in Stunden und Euro pro Jahr.

Schritt 1 von 4

Welche Branche passt am ehesten?

Eine Auswahl, im nächsten Schritt kommen die typischen Prozesse.

Andere Branche? Im Erstgespräch passen wir das individuell an.

Beispiele aus der Praxis

So sehen Portale für 4 Branchen aus.

Das sind Beispiele, was man bauen kann: Fertigung, Handwerk, Steuerberatung und Personaldienstleister haben jeweils eigene Prozesse und brauchen Tools, die genau dazu passen. Standard-Software kommt da nicht weit. Eure Lösung könnte ganz anders aussehen.

Fertigung & Produktion

Auftrags- und Produktionsplanung

Aufträge, Maschinen, Mitarbeiter und Termine in einem Portal. Statt Excel-Listen oder ERP-Modulen, die nicht zueinander passen.

  • Auftragsstatus pro Maschine, Schichtplanung visuell
  • Material-Tracking plus Termin-Frühwarnung
  • Verzögerungen sichtbar, bevor sie zum Engpass werden

Excel und ERP-Inseln ablösen

Handwerk

Einsatzplanung und Kalkulation

Mitarbeiter-Einsätze, Materialverbrauch, Stundenerfassung und Angebotskalkulation in einem System. Mobile App für die Baustelle.

  • Mobile App: Foto-Doku, Stunden, Material vor Ort erfassen
  • Material-Lager mit Bestand und automatischer Bestellung
  • Angebotskalkulation aus historischen Daten

Excel und Word raus aus dem Büro

Steuerberatung

Mandanten-Portal mit Self-Service

Mandanten laden Belege hoch, sehen ihre Auswertungen, kommunizieren strukturiert. Kanzlei reduziert Rückfragen spürbar.

  • Belegupload mit OCR und automatischer Kategorisierung
  • Mandanten-Cockpit: BWA, OP-Liste, Dokumente jederzeit
  • DATEV-Schnittstelle und KI-Doku-Suche

Mandanten-Service als Differenzierungsmerkmal

Personaldienstleister

Multi-Mandanten-Verwaltung

Pro Kunde eine eigene Pipeline mit Stellen, Bewerbern, Zeitarbeitern. Plus Abrechnungs-Vorbereitung pro Mandant.

  • Multi-Mandanten: pro Kunde eigene Pipeline und Daten
  • Bewerber-Pool, Zeitarbeit-Verwaltung, Abrechnungs-Export
  • Verbindbar mit JobBot fürs Recruiting der Mandanten

Skalierbar mit Volumen

Diese Branchen sind nur Beispiele. Jedes Portal entsteht individuell für den eigenen Prozess, in der Konzeption ist Nadine als Sparringspartnerin und Patricio als KI-Architekt direkt eingebunden.

Wie wir vorgehen

Wir bauen nichts blind: erst Analyse, dann Code.

Eigene Software macht nur dann Sinn, wenn Standard-Tools wirklich nicht passen. Wir analysieren gemeinsam Prozesse, Tools und Schnittstellen, bevor wir die erste Zeile Code schreiben.

1

Prozess-Audit

Was ist so individuell, dass kein Standard-Tool passt?

Wir schauen gemeinsam, welche Prozesse so spezifisch sind, dass keine SaaS-Lösung sie abbilden kann. Excel-Workarounds und manuelle Kopierschritte sind oft das Symptom.

  • Prozess-Beobachtung in den Teams, nicht nur im Whiteboard
  • Pain-Punkte und Workaround-Inventur
  • Bewertung: SaaS reicht oder Custom-Build nötig?
2

Tool-Inventur

Welche Lizenzgebühren laufen monatlich?

Software-Audit: welche Tools laufen, welche Lizenzkosten pro Jahr, welche Funktionen werden tatsächlich genutzt. Oft sind 30 bis 50 Prozent Tools, die niemand wirklich braucht oder die durch ein Portal abgelöst werden können.

  • Lizenz-Analyse pro Tool und Nutzer
  • Funktionen genutzt vs. bezahlt
  • Ablöse-Kandidaten und Sparpotenzial
3

Schnittstellen-Check

Was bleibt, was wird abgelöst, was wird verknüpft?

DATEV, ERP, Lexoffice, Microsoft 365 oder branchenspezifische Tools: was bleibt zwingend (z.B. Buchhaltung), was wird durch das Portal abgelöst, wie sprechen die Systeme miteinander.

  • Welche Systeme können mit dem Portal verbunden werden
  • Wie Daten zwischen den vorhandenen Tools fließen
  • Welche Anbindungen zuerst, welche später
4

Konzept & Bauplan

Klare Vorstellung vor dem Bau.

Wir besprechen Funktionen, welche Prozesse künftig automatisch ablaufen sollen. Aus diesem Bauplan entsteht der Festpreis, ohne offene Stunden. Weitere Anwendungen und Funktionen entstehen meist auch während des Bauens, das ist gewollt und mitgedacht.

  • Funktionen besprechen, was das Portal können soll
  • Welche Prozesse sollen automatisch ablaufen
  • Festpreis aus dem Bauplan, kein offenes Stundenrisiko

Wenn nach der Analyse klar ist: Standard-Tool reicht oder ist günstiger, sagen wir das ehrlich. Eigenes Portal lohnt sich nicht für jeden, das Erstgespräch und die ersten Workshop-Tage helfen, das gemeinsam herauszufinden.

Was wir bauen

6 Bausteine eines individuellen Portals.

Aus der Analyse heraus entstehen diese sechs Bausteine als Basis. Datenmodell, Rollen, mobile Bedienung, Schnittstellen, KI und Reporting werden je nach Branche und Prozess unterschiedlich ausgeprägt.

Baustein 1

Daten und Status

Wir nehmen den Prozess auseinander: welche Daten gibt es, wie hängen sie zusammen, welche Status können sie haben. Excel-Tabellen werden zu einer zentralen, sauberen Datenbasis.

Baustein 2

Rollen & Rechte

GF, Team-Leads, Mitarbeiter, externe Mandanten oder Kunden: wer sieht was, wer darf was. Granular pro Modul, pro Funktion, pro Datenbereich.

Baustein 3

Mobile & Responsive

Auf der Baustelle, im Lager, beim Kunden vor Ort: das Portal funktioniert auf Smartphone, Tablet und Desktop. Foto-Upload, Offline-Modus, schnelle Eingabe optimiert.

Baustein 4

Schnittstellen

DATEV, Lexoffice, Microsoft 365, ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware, branchenspezifische Tools: das Portal spricht mit dem, was im Unternehmen schon im Einsatz ist.

Baustein 5

KI-Integration

Wo KI Sinn macht und wo nicht: OCR für Belege, Doku-Generierung aus Stichpunkten, automatische Kategorisierung, Auswertung mit Sprache. Kein KI um des KI willen.

Baustein 6

Berichte & Übersichten

Auswertungen, die GF und Operative wirklich brauchen: KPIs auf Knopfdruck, Drill-down auf Detail-Ebene, regelmäßige Reports automatisiert per E-Mail.

Diese 6 Bausteine sind die Basis, die genaue Ausprägung kommt aus dem Konzeptions-Workshop. Wir bauen nichts ohne klares Bild des Prozesses.

Beispielrechnung

Was ein eigenes Portal in der Praxis spart.

Drei typische Ausgangslagen mit konkreten Zeit- und Kostenrechnungen gegenüber Excel, fragmentierten Tools oder Standard-Software.

Fertigung · 80 MA

Excel-Auftragsplanung ablösen

Heute

Auftragsstatus geht in E-Mail-Antworten verloren, Material-Engpässe spät erkannt, Lieferzusagen unzuverlässig. Produktionsleiter pflegt 3 Excel-Tabellen parallel.

Mit eigenem Portal

Auftragsstatus pro Maschine sichtbar, Material-Frühwarnung automatisch, Liefertermine zuverlässig. Produktionsleiter koordiniert statt zu pflegen.

Geschätzte Ersparnis

~5 Std/Woche

manuelle Koordination plus höhere Lieferzuverlässigkeit

Steuerberatung · 100 Mandanten

Mandanten-Rückfragen reduzieren

Heute

Mandanten fragen per Mail oder Telefon nach BWA, OP-Listen, Belegen. Belege kommen verstreut per Mail oder Brief, oft nach Frist.

Mit eigenem Portal

Mandanten-Cockpit mit Self-Service: Auswertungen jederzeit verfügbar. Belege per Upload mit OCR, automatisch kategorisiert.

Geschätzte Ersparnis

~30 %

weniger Rückfragen plus bessere Frist-Planung

Personaldienstleister · 30 Kunden

Multi-Mandanten-Disposition automatisieren

Heute

200 Zeitarbeiter werden manuell disponiert, Kunden-Anfragen kommen per Mail oder Telefon, Abrechnungen werden in Excel vorbereitet. Hohe Fehlerquote.

Mit eigenem Portal

Multi-Mandanten-Pipeline mit eigener Pipeline pro Kunde, Disposition halb-automatisch, Abrechnungs-Export für Lohnbüro mit einem Klick.

Geschätzte Ersparnis

~15 Std/Woche

Disposition plus weniger Fehler bei Abrechnung

Die Zahlen sind Beispielrechnungen aus typischen Setups. Die tatsächliche Ersparnis hängt vom aktuellen Tool-Mix, der Prozesstiefe und der Mitarbeiterzahl ab. Im Erstgespräch rechnen wir den konkreten Fall durch.

Vergleich

Eigenes Portal vs. Standard-Software vs. Excel.

Wann lohnt sich ein eigenes Portal? Wann reicht Standard-Software? Wann Excel? Hier die Hauptunterschiede in 9 Kriterien.

Kriterium Eigenes Portal Standard-Software Excel No-Code
Anpassung an den eigenen Prozess ✓ 100 % individuell eingeschränkt manuell limitiert
Pricing-Modell Festpreis + Hosting-Wahl Lizenz pro User kostenlos pro Nutzer
Setup-Zeit 2 bis 12 Wochen 3 bis 6 Monate sofort Tage
Datenhoheit / Code beim Kunden ✓ lokal
Skalierbarkeit mit Wachstum ✓ ohne Lizenzkosten teuer (pro User) bricht zusammen teuer
Schnittstellen (DATEV, ERP, etc.) ✓ nach Bedarf Standard-APIs manuell eingeschränkt
KI-Integration tief verzahnt ✓ maßgeschneidert Add-ons
Mobile Nutzung optimiert ✓ Offline-fähig Web-only Web-only
Wartung & Updates Wartungsvertrag optional enthalten in Lizenz Eigenleistung enthalten

Vergleich aus typischen KMU-Setups. Standard-Software meint vorgefertigte Branchenlösungen oder ERP-Module. No-Code meint Tools wie Airtable oder Notion-Setups. Für Standard-Prozesse reicht oft Standard-Software, für individuelle Prozesse lohnt sich ein eigenes Portal.

Wann lohnt sich ein eigenes Portal? Wissenshub-Artikel
Setup-Timeline

Vom Erstgespräch bis Live: 4 Etappen.

Erstgespräch, Konzept, Build und Übergabe. Je nach Komplexität 2 bis 12 Wochen Build-Zeit, der Festpreis steht vor der ersten Code-Zeile.

1

Tag 1

Erstgespräch

Prozess-Skizze, Tool-Inventur, ehrliche Einschätzung: lohnt sich ein eigenes Portal oder reicht Standard-Software? ~60 Min mit Nadine und Patricio.

2

1 bis 2 Wochen

Konzept & Festpreis

Funktionen und Rollen besprechen, welche Prozesse automatisch ablaufen sollen, Skizzen der wichtigsten Bildschirme. Daraus entsteht der Festpreis.

3

2 bis 12 Wochen

Build mit Demos

Wir bauen, getestet wird regelmäßig gemeinsam. Vieles entsteht erst im Prozess durch das Feedback der Anwender. Alle 1 bis 2 Wochen aktueller Stand zum Mitschauen.

4

Go-Live

Live gehen, Hosting wählen

Schulung der Anwender, dann Go-Live. Beim Hosting gibt es die Wahl: bei PIOLA hosten (wir warten und betreiben weiter) oder Code übergeben und auf der eigenen Infrastruktur laufen lassen.

Insgesamt 2 bis 12 Wochen Build-Zeit je nach Komplexität. Erstgespräch und Konzept oben drauf.

Preise & Hosting

Zwei Wege, ein Portal.

Wir bauen das Portal als Festpreis aus dem Bauplan. Beim Hosting gibt es die Wahl: laufen lassen bei uns inklusive Wartung, oder Code übergeben und auf der eigenen Infrastruktur betreiben. Beides ist DSGVO-konform.

Beliebt bei KMU

Modell A · Hosting bei PIOLA

Wir bauen, hosten und warten.

Das Portal läuft auf unseren EU-Servern in Frankfurt. Wir kümmern uns um Updates, Sicherheit, Backups und kleine Anpassungen. Abgerechnet wird einmalig der Build-Festpreis und danach eine monatliche Pauschale, die Hosting plus Wartung abdeckt.

  • Build-Festpreis einmalig (aus dem Bauplan)
  • Monatliche Pauschale: Hosting plus Wartung plus kleinere Änderungen
  • Updates, Security-Patches, Backups: machen wir automatisch
  • Keine eigene IT-Mannschaft nötig, kein Server-Stress
  • Skalierbar ohne Lizenzkosten pro Nutzer

Beispielrechnung

Ein Kunde löst zwei alte Tools ab, die zusammen 400 € pro Monat Lizenzkosten verursachen. Mit Modell A zahlt er rund 150 € pro Monat Wartungspauschale.

Netto-Ersparnis: ca. 250 € pro Monat plus ein Tool, das genau zu seinen Prozessen passt.

Für eigene IT

Modell B · Hosting im eigenen Haus

Wir bauen, ihr übernehmt.

Wir bauen das Portal und übergeben den kompletten Quellcode plus Dokumentation. Der Betrieb läuft auf der eigenen Infrastruktur (eigenes Rechenzentrum, eigene Cloud, eigener Server). Ab dem Go-Live liegt die volle Kontrolle beim Kunden.

  • Build-Festpreis einmalig, danach keine laufenden Kosten an PIOLA
  • Code, Datenbank, Dokumentation komplett beim Kunden
  • Eigene IT-Mannschaft pflegt das Portal weiter
  • Optional: Wartungsvertrag mit PIOLA als Backup
  • Volle Datenhoheit, keine Abhängigkeit vom Anbieter, jederzeit Anbieterwechsel möglich

Wann passt das?

Wenn ihr eine eigene IT-Abteilung habt, strenge Compliance-Vorgaben (z.B. Banken, Versicherungen, öffentliche Hand) oder das Portal langfristig komplett im Haus betreiben wollt. Auch für Konzerne, die intern hosten müssen.

Festpreis aus Bauplan

Keine offenen Stunden, keine Überraschungen am Ende. Was im Bauplan steht, wird gebaut.

Keine Pro-Nutzer-Gebühren

Egal ob 10, 100 oder 1.000 Nutzer, kein Lizenz-Aufschlag pro Kopf.

Modellwechsel möglich

Heute bei PIOLA hosten, später selbst übernehmen, oder umgekehrt. Der Code gehört dem Kunden.

Build-Festpreis je nach Komplexität,

2 bis 12 Wochen Build-Zeit

plus das gewählte Hosting-Modell. Konkretes Angebot nach dem Konzept-Workshop.

DSGVO & Datenschutz

Daten verlassen nie den EU-Rechtsraum.

Die Portallösung läuft auf europäischen Servern in Frankfurt (OVHcloud). Daten, Schnittstellen und KI-Verarbeitung bleiben innerhalb der EU. Keine Datenübermittlung in die USA, keine Drittland-Risiken, keine Schrems-II-Probleme. Optional auch auf der eigenen Infrastruktur hostbar, da der Code beim Kunden liegt.

EU-Hosting Frankfurt

OVHcloud-Rechenzentrum, deutscher Standort, ISO 27001 zertifiziert

DSGVO-konform

AV-Vertrag inklusive, technisch-organisatorische Maßnahmen dokumentiert

EU AI Act-ready

KI-Modelle in EU-Datacentern, transparente Entscheidungslogik bei HR-Dokumenten

Vollständige Datenschutz-Erklärung
Erstgespräch mit Nadine und Patricio

Bereit für ein eigenes Portal?

~60 Min Erstgespräch zum Kennenlernen: Prozess-Skizze, Tool-Inventur, ehrliche Einschätzung. Lohnt sich ein eigenes Portal oder reicht Standard-Software? Kein Verkaufs-Pitch, sondern offene Beratung.

Ehrliche Einschätzung statt Verkaufs-Pitch
Direkt mit Gründerteam
Unverbindlich
Häufige Fragen

FAQ zu eigenen Portallösungen.

Die wichtigsten Fragen aus Erstgesprächen mit KMU und Mittelstand.

Wann lohnt sich ein eigenes Portal, wann reicht Standard-Software?

Wenn der eigene Prozess so individuell ist, dass keine SaaS-Lösung passt, oder wenn mit Excel-Workarounds und vielen kleinen Tools gearbeitet wird, die nicht zusammenspielen. Bei klassischen Standard-Prozessen (Buchhaltung, einfaches CRM) reicht oft fertige Software und ist günstiger. Im Erstgespräch sagen wir ehrlich, was passt. Mehr dazu im Wissenshub →

Was kostet ein eigenes Portal?

Festpreis aus dem Bauplan für den Build, je nach Komplexität und Umfang. Konzept-Workshop ergibt eine präzise Kalkulation. Beim laufenden Betrieb habt ihr zwei Wege: bei PIOLA hosten (monatliche Pauschale für Hosting plus Wartung, kleinere Änderungen inklusive) oder selbst hosten (Build einmalig bezahlen, danach keine Kosten an PIOLA, optional Wartungsvertrag). Konkrete Zahlen nach dem Erstgespräch und Konzept-Workshop.

Bei PIOLA hosten oder selbst betreiben, was ist der Unterschied?

Modell A · Hosting bei PIOLA: wir betreiben das Portal auf unseren EU-Servern in Frankfurt, kümmern uns um Hosting, Updates, Backups und Security. Abgerechnet wird eine monatliche Pauschale, die alles abdeckt. Beispiel: ein Kunde löst zwei alte Tools mit 400 € Lizenzkosten ab und zahlt rund 150 € Wartungspauschale, das sind ca. 250 € Ersparnis pro Monat plus ein Tool, das genau zu seinen Prozessen passt. Beliebt bei KMU ohne eigene IT.

Modell B · Hosting im eigenen Haus: wir übergeben Code plus Dokumentation, der Betrieb läuft auf der eigenen Infrastruktur (eigenes Rechenzentrum, eigene Cloud, eigene Server). Einmalig den Build bezahlen, danach laufen keine Kosten mehr an PIOLA. Optional Wartungsvertrag als Backup. Passt für Mittelstand und Konzerne mit eigener IT-Mannschaft, strenger Compliance oder dem Wunsch nach voller Eigenkontrolle.

Beide Modelle sind DSGVO-konform. Wechsel zwischen den Modellen ist jederzeit möglich, der Code gehört dem Kunden.

Wie lange dauert der Bau eines Portals?

2 bis 12 Wochen Build-Zeit je nach Komplexität. Plus 1 bis 2 Wochen für das Konzept und den Bauplan vorab. Während des Builds gibt es alle 1 bis 2 Wochen einen Zwischenstand zum Testen. Vieles entwickelt sich im Prozess durch das Feedback der Anwender weiter, das ist normal und gewollt.

Was heißt „Code beim Kunden“ konkret?

Nach Go-Live übergeben wir den kompletten Quellcode plus Dokumentation. Es besteht keine Abhängigkeit von PIOLA: das Portal lässt sich selbst weiterentwickeln, an einen anderen Dienstleister übergeben oder der Code archivieren. Keine Abhängigkeit vom Anbieter. Optional übernehmen wir die laufende Wartung gegen separaten Vertrag.

Können bestehende Tools wie DATEV oder ERP angebunden werden?

Ja. DATEV, Lexoffice, SAP, Microsoft 365 und viele branchenspezifische Tools können angebunden werden. Im Schnittstellen-Check der Analyse-Phase prüfen wir, was technisch geht und was Aufwand bedeutet. Im Bauplan stehen dann die konkreten Anbindungen mit Prioritäten, was zuerst und was später kommt.

Ist das Portal DSGVO-konform?

Ja. Das Portal läuft auf europäischen Servern in Frankfurt (OVHcloud, ISO 27001 zertifiziert). Daten und KI-Verarbeitung bleiben innerhalb der EU. Keine Datenübermittlung in die USA, keine Drittland-Risiken. AV-Vertrag und technisch-organisatorische Maßnahmen sind dokumentiert. Optional kann das Portal auch auf der eigenen Infrastruktur gehostet werden, da der Code beim Kunden liegt.

Was passiert nach dem Go-Live, wer pflegt das Portal?

Das hängt vom gewählten Hosting-Modell ab. Bei Modell A (Hosting bei PIOLA) übernehmen wir Updates, Bugfixes, Security-Patches und kleinere Änderungen automatisch im Rahmen der monatlichen Pauschale. Bei Modell B (Hosting im eigenen Haus) liegt die Verantwortung beim Kunden, ein Wartungsvertrag mit PIOLA als Backup ist jederzeit möglich. Viele Kunden starten mit Modell A in den ersten 6 bis 12 Monaten und wechseln später auf Eigenwartung, wenn intern Routine drin ist.

Erst prüfen, dann bauen

Braucht es wirklich ein eigenes Portal?

Viele Verwaltungsabläufe lassen sich ohne eigene Software lösen, etwa Posteingang, Genehmigungen, Fristen oder Reports. Die Cluster-Seite zeigt 12 typische Backoffice-Abläufe mit Beispiel und Zeitersparnis, und benennt auch die Fälle, in denen sich ein eigenes Portal wirklich lohnt.

Backoffice automatisieren: die 12 Abläufe
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