Eigene Portallösungen.
Software, die dem eigenen Prozess folgt.
Branchenspezifische Portale für Fertigung, Handwerk, Steuerberatung, Personaldienstleister. Excel ablösen mit eigenem Tool, das genau zu den eigenen Prozessen passt. Build in 2 bis 12 Wochen als Festpreis. Beim Hosting gibt es die Wahl: bei uns laufen lassen oder selbst übernehmen.
Produktionsplanung
Aufträge KW 19 · 12 offen
Gehäuse CNC-Fräsung
Müller GmbH Im PlanSchweißbaugruppe XL
Hertz AG WartetSonderanfertigung Pumpe
Nordwerk VerzögertAntriebsmodul Serie
Beck KG Im PlanPräzisionsteile Charge
Voss PrüfungCode-Übergabe
Beim Kunden ✓
Branche
Fertigung
Aufgesetzt in 6 Wochen
Was ist eine individuelle Portallösung?
Eine individuelle Portallösung ist eine massgeschneiderte Web-Anwendung, die exakt auf die Prozesse, Branche und Daten eines Unternehmens zugeschnitten ist, statt mit einer Standardsoftware Kompromisse einzugehen. PIOLA Automations baut Portale als Festpreis-Projekt: Anforderungs-Audit, Konzept, Bau, Schulung, Live-Gang, dann gehört das Portal dem Kunden, ohne Lizenzgebühren.
Typische Bausteine: eigenes Datenmodell (Stammdaten, Aufträge, Maschinen, Termine), Rollen und Rechte pro Abteilung, KI-Module (Doku-Generierung, FAQ-Bot, Ablauf-Automatisierung), Schnittstellen zu DATEV, ERP, Microsoft 365, branchenüblichen Tools. Hosting auf europäischen Servern in Frankfurt oder optional auf eigener Infrastruktur.
Eingesetzt werden individuelle Portale in Fertigung (Produktionsplanung, Maschinenbelegung), Handwerk (Auftrag, Material, Stundenerfassung), Pflege (Dienstplan, Doku, BEM), Steuerkanzleien (Mandantenportal) und im Mittelstand überall dort, wo Excel an die Grenze kommt und Standardsoftware zu starr ist.
Was lohnt sich für das eigene Portal? 4 Klicks, die eigene Rechnung.
30 Sekunden Selbst-Check: Branche wählen, dann typische Prozesse, am Ende die eigene Zahl in Stunden und Euro pro Jahr.
Schritt 1 von 4
Welche Branche passt am ehesten?
Eine Auswahl, im nächsten Schritt kommen die typischen Prozesse.
Andere Branche? Im Erstgespräch passen wir das individuell an.
So sehen Portale für 4 Branchen aus.
Das sind Beispiele, was man bauen kann: Fertigung, Handwerk, Steuerberatung und Personaldienstleister haben jeweils eigene Prozesse und brauchen Tools, die genau dazu passen. Standard-Software kommt da nicht weit. Eure Lösung könnte ganz anders aussehen.
Fertigung & Produktion
Auftrags- und Produktionsplanung
Aufträge, Maschinen, Mitarbeiter und Termine in einem Portal. Statt Excel-Listen oder ERP-Modulen, die nicht zueinander passen.
- ✓Auftragsstatus pro Maschine, Schichtplanung visuell
- ✓Material-Tracking plus Termin-Frühwarnung
- ✓Verzögerungen sichtbar, bevor sie zum Engpass werden
Excel und ERP-Inseln ablösen
Handwerk
Einsatzplanung und Kalkulation
Mitarbeiter-Einsätze, Materialverbrauch, Stundenerfassung und Angebotskalkulation in einem System. Mobile App für die Baustelle.
- ✓Mobile App: Foto-Doku, Stunden, Material vor Ort erfassen
- ✓Material-Lager mit Bestand und automatischer Bestellung
- ✓Angebotskalkulation aus historischen Daten
Excel und Word raus aus dem Büro
Steuerberatung
Mandanten-Portal mit Self-Service
Mandanten laden Belege hoch, sehen ihre Auswertungen, kommunizieren strukturiert. Kanzlei reduziert Rückfragen spürbar.
- ✓Belegupload mit OCR und automatischer Kategorisierung
- ✓Mandanten-Cockpit: BWA, OP-Liste, Dokumente jederzeit
- ✓DATEV-Schnittstelle und KI-Doku-Suche
Mandanten-Service als Differenzierungsmerkmal
Personaldienstleister
Multi-Mandanten-Verwaltung
Pro Kunde eine eigene Pipeline mit Stellen, Bewerbern, Zeitarbeitern. Plus Abrechnungs-Vorbereitung pro Mandant.
- ✓Multi-Mandanten: pro Kunde eigene Pipeline und Daten
- ✓Bewerber-Pool, Zeitarbeit-Verwaltung, Abrechnungs-Export
- ✓Verbindbar mit JobBot fürs Recruiting der Mandanten
Skalierbar mit Volumen
Diese Branchen sind nur Beispiele. Jedes Portal entsteht individuell für den eigenen Prozess, in der Konzeption ist Nadine als Sparringspartnerin und Patricio als KI-Architekt direkt eingebunden.
Wir bauen nichts blind: erst Analyse, dann Code.
Eigene Software macht nur dann Sinn, wenn Standard-Tools wirklich nicht passen. Wir analysieren gemeinsam Prozesse, Tools und Schnittstellen, bevor wir die erste Zeile Code schreiben.
Prozess-Audit
Was ist so individuell, dass kein Standard-Tool passt?
Wir schauen gemeinsam, welche Prozesse so spezifisch sind, dass keine SaaS-Lösung sie abbilden kann. Excel-Workarounds und manuelle Kopierschritte sind oft das Symptom.
- →Prozess-Beobachtung in den Teams, nicht nur im Whiteboard
- →Pain-Punkte und Workaround-Inventur
- →Bewertung: SaaS reicht oder Custom-Build nötig?
Tool-Inventur
Welche Lizenzgebühren laufen monatlich?
Software-Audit: welche Tools laufen, welche Lizenzkosten pro Jahr, welche Funktionen werden tatsächlich genutzt. Oft sind 30 bis 50 Prozent Tools, die niemand wirklich braucht oder die durch ein Portal abgelöst werden können.
- →Lizenz-Analyse pro Tool und Nutzer
- →Funktionen genutzt vs. bezahlt
- →Ablöse-Kandidaten und Sparpotenzial
Schnittstellen-Check
Was bleibt, was wird abgelöst, was wird verknüpft?
DATEV, ERP, Lexoffice, Microsoft 365 oder branchenspezifische Tools: was bleibt zwingend (z.B. Buchhaltung), was wird durch das Portal abgelöst, wie sprechen die Systeme miteinander.
- →Welche Systeme können mit dem Portal verbunden werden
- →Wie Daten zwischen den vorhandenen Tools fließen
- →Welche Anbindungen zuerst, welche später
Konzept & Bauplan
Klare Vorstellung vor dem Bau.
Wir besprechen Funktionen, welche Prozesse künftig automatisch ablaufen sollen. Aus diesem Bauplan entsteht der Festpreis, ohne offene Stunden. Weitere Anwendungen und Funktionen entstehen meist auch während des Bauens, das ist gewollt und mitgedacht.
- →Funktionen besprechen, was das Portal können soll
- →Welche Prozesse sollen automatisch ablaufen
- →Festpreis aus dem Bauplan, kein offenes Stundenrisiko
Wenn nach der Analyse klar ist: Standard-Tool reicht oder ist günstiger, sagen wir das ehrlich. Eigenes Portal lohnt sich nicht für jeden, das Erstgespräch und die ersten Workshop-Tage helfen, das gemeinsam herauszufinden.
6 Bausteine eines individuellen Portals.
Aus der Analyse heraus entstehen diese sechs Bausteine als Basis. Datenmodell, Rollen, mobile Bedienung, Schnittstellen, KI und Reporting werden je nach Branche und Prozess unterschiedlich ausgeprägt.
Baustein 1
Daten und Status
Wir nehmen den Prozess auseinander: welche Daten gibt es, wie hängen sie zusammen, welche Status können sie haben. Excel-Tabellen werden zu einer zentralen, sauberen Datenbasis.
Baustein 2
Rollen & Rechte
GF, Team-Leads, Mitarbeiter, externe Mandanten oder Kunden: wer sieht was, wer darf was. Granular pro Modul, pro Funktion, pro Datenbereich.
Baustein 3
Mobile & Responsive
Auf der Baustelle, im Lager, beim Kunden vor Ort: das Portal funktioniert auf Smartphone, Tablet und Desktop. Foto-Upload, Offline-Modus, schnelle Eingabe optimiert.
Baustein 4
Schnittstellen
DATEV, Lexoffice, Microsoft 365, ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware, branchenspezifische Tools: das Portal spricht mit dem, was im Unternehmen schon im Einsatz ist.
Baustein 5
KI-Integration
Wo KI Sinn macht und wo nicht: OCR für Belege, Doku-Generierung aus Stichpunkten, automatische Kategorisierung, Auswertung mit Sprache. Kein KI um des KI willen.
Baustein 6
Berichte & Übersichten
Auswertungen, die GF und Operative wirklich brauchen: KPIs auf Knopfdruck, Drill-down auf Detail-Ebene, regelmäßige Reports automatisiert per E-Mail.
Diese 6 Bausteine sind die Basis, die genaue Ausprägung kommt aus dem Konzeptions-Workshop. Wir bauen nichts ohne klares Bild des Prozesses.
Was ein eigenes Portal in der Praxis spart.
Drei typische Ausgangslagen mit konkreten Zeit- und Kostenrechnungen gegenüber Excel, fragmentierten Tools oder Standard-Software.
Fertigung · 80 MA
Excel-Auftragsplanung ablösen
Heute
Auftragsstatus geht in E-Mail-Antworten verloren, Material-Engpässe spät erkannt, Lieferzusagen unzuverlässig. Produktionsleiter pflegt 3 Excel-Tabellen parallel.
Mit eigenem Portal
Auftragsstatus pro Maschine sichtbar, Material-Frühwarnung automatisch, Liefertermine zuverlässig. Produktionsleiter koordiniert statt zu pflegen.
Geschätzte Ersparnis
~5 Std/Woche
manuelle Koordination plus höhere Lieferzuverlässigkeit
Steuerberatung · 100 Mandanten
Mandanten-Rückfragen reduzieren
Heute
Mandanten fragen per Mail oder Telefon nach BWA, OP-Listen, Belegen. Belege kommen verstreut per Mail oder Brief, oft nach Frist.
Mit eigenem Portal
Mandanten-Cockpit mit Self-Service: Auswertungen jederzeit verfügbar. Belege per Upload mit OCR, automatisch kategorisiert.
Geschätzte Ersparnis
~30 %
weniger Rückfragen plus bessere Frist-Planung
Personaldienstleister · 30 Kunden
Multi-Mandanten-Disposition automatisieren
Heute
200 Zeitarbeiter werden manuell disponiert, Kunden-Anfragen kommen per Mail oder Telefon, Abrechnungen werden in Excel vorbereitet. Hohe Fehlerquote.
Mit eigenem Portal
Multi-Mandanten-Pipeline mit eigener Pipeline pro Kunde, Disposition halb-automatisch, Abrechnungs-Export für Lohnbüro mit einem Klick.
Geschätzte Ersparnis
~15 Std/Woche
Disposition plus weniger Fehler bei Abrechnung
Die Zahlen sind Beispielrechnungen aus typischen Setups. Die tatsächliche Ersparnis hängt vom aktuellen Tool-Mix, der Prozesstiefe und der Mitarbeiterzahl ab. Im Erstgespräch rechnen wir den konkreten Fall durch.
Eigenes Portal vs. Standard-Software vs. Excel.
Wann lohnt sich ein eigenes Portal? Wann reicht Standard-Software? Wann Excel? Hier die Hauptunterschiede in 9 Kriterien.
| Kriterium | Eigenes Portal | Standard-Software | Excel | No-Code |
|---|---|---|---|---|
| Anpassung an den eigenen Prozess | ✓ 100 % individuell | eingeschränkt | manuell | limitiert |
| Pricing-Modell | Festpreis + Hosting-Wahl | Lizenz pro User | kostenlos | pro Nutzer |
| Setup-Zeit | 2 bis 12 Wochen | 3 bis 6 Monate | sofort | Tage |
| Datenhoheit / Code beim Kunden | ✓ | – | ✓ lokal | – |
| Skalierbarkeit mit Wachstum | ✓ ohne Lizenzkosten | teuer (pro User) | bricht zusammen | teuer |
| Schnittstellen (DATEV, ERP, etc.) | ✓ nach Bedarf | Standard-APIs | manuell | eingeschränkt |
| KI-Integration tief verzahnt | ✓ maßgeschneidert | – | – | Add-ons |
| Mobile Nutzung optimiert | ✓ Offline-fähig | Web-only | – | Web-only |
| Wartung & Updates | Wartungsvertrag optional | enthalten in Lizenz | Eigenleistung | enthalten |
Vergleich aus typischen KMU-Setups. Standard-Software meint vorgefertigte Branchenlösungen oder ERP-Module. No-Code meint Tools wie Airtable oder Notion-Setups. Für Standard-Prozesse reicht oft Standard-Software, für individuelle Prozesse lohnt sich ein eigenes Portal.
Wann lohnt sich ein eigenes Portal? Wissenshub-ArtikelVom Erstgespräch bis Live: 4 Etappen.
Erstgespräch, Konzept, Build und Übergabe. Je nach Komplexität 2 bis 12 Wochen Build-Zeit, der Festpreis steht vor der ersten Code-Zeile.
Tag 1
Erstgespräch
Prozess-Skizze, Tool-Inventur, ehrliche Einschätzung: lohnt sich ein eigenes Portal oder reicht Standard-Software? ~60 Min mit Nadine und Patricio.
1 bis 2 Wochen
Konzept & Festpreis
Funktionen und Rollen besprechen, welche Prozesse automatisch ablaufen sollen, Skizzen der wichtigsten Bildschirme. Daraus entsteht der Festpreis.
2 bis 12 Wochen
Build mit Demos
Wir bauen, getestet wird regelmäßig gemeinsam. Vieles entsteht erst im Prozess durch das Feedback der Anwender. Alle 1 bis 2 Wochen aktueller Stand zum Mitschauen.
Go-Live
Live gehen, Hosting wählen
Schulung der Anwender, dann Go-Live. Beim Hosting gibt es die Wahl: bei PIOLA hosten (wir warten und betreiben weiter) oder Code übergeben und auf der eigenen Infrastruktur laufen lassen.
Insgesamt 2 bis 12 Wochen Build-Zeit je nach Komplexität. Erstgespräch und Konzept oben drauf.
Zwei Wege, ein Portal.
Wir bauen das Portal als Festpreis aus dem Bauplan. Beim Hosting gibt es die Wahl: laufen lassen bei uns inklusive Wartung, oder Code übergeben und auf der eigenen Infrastruktur betreiben. Beides ist DSGVO-konform.
Modell A · Hosting bei PIOLA
Wir bauen, hosten und warten.
Das Portal läuft auf unseren EU-Servern in Frankfurt. Wir kümmern uns um Updates, Sicherheit, Backups und kleine Anpassungen. Abgerechnet wird einmalig der Build-Festpreis und danach eine monatliche Pauschale, die Hosting plus Wartung abdeckt.
- →Build-Festpreis einmalig (aus dem Bauplan)
- →Monatliche Pauschale: Hosting plus Wartung plus kleinere Änderungen
- →Updates, Security-Patches, Backups: machen wir automatisch
- →Keine eigene IT-Mannschaft nötig, kein Server-Stress
- →Skalierbar ohne Lizenzkosten pro Nutzer
Beispielrechnung
Ein Kunde löst zwei alte Tools ab, die zusammen 400 € pro Monat Lizenzkosten verursachen. Mit Modell A zahlt er rund 150 € pro Monat Wartungspauschale.
Netto-Ersparnis: ca. 250 € pro Monat plus ein Tool, das genau zu seinen Prozessen passt.
Modell B · Hosting im eigenen Haus
Wir bauen, ihr übernehmt.
Wir bauen das Portal und übergeben den kompletten Quellcode plus Dokumentation. Der Betrieb läuft auf der eigenen Infrastruktur (eigenes Rechenzentrum, eigene Cloud, eigener Server). Ab dem Go-Live liegt die volle Kontrolle beim Kunden.
- →Build-Festpreis einmalig, danach keine laufenden Kosten an PIOLA
- →Code, Datenbank, Dokumentation komplett beim Kunden
- →Eigene IT-Mannschaft pflegt das Portal weiter
- →Optional: Wartungsvertrag mit PIOLA als Backup
- →Volle Datenhoheit, keine Abhängigkeit vom Anbieter, jederzeit Anbieterwechsel möglich
Wann passt das?
Wenn ihr eine eigene IT-Abteilung habt, strenge Compliance-Vorgaben (z.B. Banken, Versicherungen, öffentliche Hand) oder das Portal langfristig komplett im Haus betreiben wollt. Auch für Konzerne, die intern hosten müssen.
Festpreis aus Bauplan
Keine offenen Stunden, keine Überraschungen am Ende. Was im Bauplan steht, wird gebaut.
Keine Pro-Nutzer-Gebühren
Egal ob 10, 100 oder 1.000 Nutzer, kein Lizenz-Aufschlag pro Kopf.
Modellwechsel möglich
Heute bei PIOLA hosten, später selbst übernehmen, oder umgekehrt. Der Code gehört dem Kunden.
Build-Festpreis je nach Komplexität,
2 bis 12 Wochen Build-Zeit
plus das gewählte Hosting-Modell. Konkretes Angebot nach dem Konzept-Workshop.
Daten verlassen nie den EU-Rechtsraum.
Die Portallösung läuft auf europäischen Servern in Frankfurt (OVHcloud). Daten, Schnittstellen und KI-Verarbeitung bleiben innerhalb der EU. Keine Datenübermittlung in die USA, keine Drittland-Risiken, keine Schrems-II-Probleme. Optional auch auf der eigenen Infrastruktur hostbar, da der Code beim Kunden liegt.
EU-Hosting Frankfurt
OVHcloud-Rechenzentrum, deutscher Standort, ISO 27001 zertifiziert
DSGVO-konform
AV-Vertrag inklusive, technisch-organisatorische Maßnahmen dokumentiert
EU AI Act-ready
KI-Modelle in EU-Datacentern, transparente Entscheidungslogik bei HR-Dokumenten
Bereit für ein eigenes Portal?
~60 Min Erstgespräch zum Kennenlernen: Prozess-Skizze, Tool-Inventur, ehrliche Einschätzung. Lohnt sich ein eigenes Portal oder reicht Standard-Software? Kein Verkaufs-Pitch, sondern offene Beratung.
FAQ zu eigenen Portallösungen.
Die wichtigsten Fragen aus Erstgesprächen mit KMU und Mittelstand.
Wann lohnt sich ein eigenes Portal, wann reicht Standard-Software?
Was kostet ein eigenes Portal?
Bei PIOLA hosten oder selbst betreiben, was ist der Unterschied?
Modell A · Hosting bei PIOLA: wir betreiben das Portal auf unseren EU-Servern in Frankfurt, kümmern uns um Hosting, Updates, Backups und Security. Abgerechnet wird eine monatliche Pauschale, die alles abdeckt. Beispiel: ein Kunde löst zwei alte Tools mit 400 € Lizenzkosten ab und zahlt rund 150 € Wartungspauschale, das sind ca. 250 € Ersparnis pro Monat plus ein Tool, das genau zu seinen Prozessen passt. Beliebt bei KMU ohne eigene IT.
Modell B · Hosting im eigenen Haus: wir übergeben Code plus Dokumentation, der Betrieb läuft auf der eigenen Infrastruktur (eigenes Rechenzentrum, eigene Cloud, eigene Server). Einmalig den Build bezahlen, danach laufen keine Kosten mehr an PIOLA. Optional Wartungsvertrag als Backup. Passt für Mittelstand und Konzerne mit eigener IT-Mannschaft, strenger Compliance oder dem Wunsch nach voller Eigenkontrolle.
Beide Modelle sind DSGVO-konform. Wechsel zwischen den Modellen ist jederzeit möglich, der Code gehört dem Kunden.
Wie lange dauert der Bau eines Portals?
Was heißt „Code beim Kunden“ konkret?
Können bestehende Tools wie DATEV oder ERP angebunden werden?
Ist das Portal DSGVO-konform?
Was passiert nach dem Go-Live, wer pflegt das Portal?
Erst prüfen, dann bauen
Braucht es wirklich ein eigenes Portal?
Viele Verwaltungsabläufe lassen sich ohne eigene Software lösen, etwa Posteingang, Genehmigungen, Fristen oder Reports. Die Cluster-Seite zeigt 12 typische Backoffice-Abläufe mit Beispiel und Zeitersparnis, und benennt auch die Fälle, in denen sich ein eigenes Portal wirklich lohnt.
Backoffice automatisieren: die 12 AbläufeVor der Entscheidung: vertiefen im Wissenshub
Wann lohnt sich ein eigenes Portal, und wann reicht Standard-Software.
Pillar-Guide
Individuelle Portale für KMU
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Personio, HRworks, Sage und Co. im Vergleich: was Standard-Software gut kann und wo eigenes Portal überlegen ist.
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