PIOLA CRM.
Vertrieb, Termine und Angebote an einem Ort.
Das CRM von PIOLA führt Leads vom Erstkontakt bis zum Abschluss: Kanban-Pipeline, Lead-Akte, Termine mit Bestätigung und Erinnerung, Angebote aus dem Produktkatalog und Automationen pro Stage. Jeder im Team verbindet sein Microsoft-365- oder Google-Konto: Termine landen im eigenen Kalender, E-Mails gehen von der eigenen Adresse raus.
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Pipeline · Neukunden
Kanban · Drag & Drop
Erstgespräch 3
Müller GmbH
Do 10:00 · Demo
Bäckerei Weber
Anruf offen
Klinik Nord
Aufgabe fällig
Angebot 2
Schmidt Logistik
18.400 € · versendet
Autohaus Berg
Entwurf
Gewonnen 1
Praxis Dr. Koch
9.600 € ✓
Automation: Angebot seit 5 Tagen offen
Aufgabe „Nachfassen“ für Anna angelegt
Outlook / Google Kalender
Demo Müller GmbH eingetragen ✓
Terminbestätigung
gesendet von anna@firma.de
CRM-Software für den Vertrieb im Mittelstand, ohne Ballast
PIOLA CRM ist das Vertriebssystem, mit dem PIOLA selbst arbeitet, und das seit 2026 als eigene Instanz an Unternehmen geht. Es bündelt alles, was ein kleines Vertriebsteam täglich braucht: eine Kanban-Pipeline mit frei definierbaren Stages, eine Lead-Akte je Firma mit Ansprechpartnern, Aktivitäten, Aufgaben, Terminen, Angeboten und Dokumenten, dazu Automationen pro Stage und eine Auswertung, die zeigt, welche Merkmale wirklich abschließen.
Der Unterschied zu klassischen CRM-Suiten liegt in der Anbindung an den Arbeitsalltag: Jeder Nutzer verbindet einmalig sein Microsoft 365 / Outlook oder Google Workspace / Gmail. Ab dann landen CRM-Termine im eigenen Kalender, mit Teams- oder Google-Meet-Link, und Terminbestätigungen, Erinnerungen und Automationen gehen von der eigenen E-Mail-Adresse raus. Kein Kopieren zwischen Systemen, keine Doppelbuchungen.
Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz: eigene Datenbank, eigene Adresse unter firma.crm.piola.io, eigenes Branding in allen automatischen Mails. Gehostet auf EU-Servern in Frankfurt.
Vertrieb ohne CRM: Wissen steckt in Postfächern und Excel-Listen
Wer im Team welchen Lead betreut, was zuletzt besprochen wurde und wann das Angebot rausging, steht in drei Systemen und in keinem vollständig.
Leads in Excel und Postfach verstreut
Die Kundenliste liegt in Excel, die Historie im Postfach, das Angebot auf dem Laufwerk. Bei Urlaub oder Wechsel im Team geht der Faden verloren.
Kein gemeinsamer Stand im Team
Termine doppelt, Bestätigung vergessen
Der Termin steht im CRM, aber nicht im Outlook. Die Bestätigung wird von Hand getippt, die Erinnerung bleibt aus, der Kunde erscheint nicht.
Manuelle Pflege in zwei Kalendern
Keine Zahl, was wirklich abschließt
Welche Branche, welcher Einwand, welche Lead-Quelle führt zum Abschluss? Ohne saubere Daten bleibt es Bauchgefühl, und die Pipeline-Prognose ist geraten.
Entscheidungen ohne Grundlage
Alles, was ein Vertriebsteam täglich braucht
Sechs Bausteine, ein System. Jeder Baustein ist ab dem ersten Tag drin, nichts muss dazugebucht werden.
Pipeline und Lead-Akte
Kanban-Board mit Drag & Drop, Stages und mehrere Pipelines frei definierbar. Jede Firma hat eine Akte mit Ansprechpartnern, Aktivitäten (Anruf, E-Mail, Demo, Angebot), Aufgaben, Notizen, Dokumenten, Branche, Budget, Pain Points und Einwänden. Verlorene Leads mit Grund.
Termine und Kalender
Telefontermin, Videotermin, vor Ort oder Demo direkt am Lead anlegen. Bestätigung an den Teilnehmer, Erinnerung 15 Minuten bis 1 Tag vorher, Eintrag im eigenen Outlook- oder Google-Kalender mit Teams- oder Meet-Link. Belegte Zeiten aus dem Kalender erscheinen als Block, das CRM warnt vor Doppelbuchungen.
Angebote und Produkte
Eigener Produktkatalog mit Preis und Einheit. Angebote mit Positionen, Laufzeit, Gültigkeit und Status von Entwurf über Versendet bis Angenommen. Der Angebotswert wandert in die Pipeline und in die Auswertung.
Automationen
Wenn eine Karte in eine Stage kommt, zu lange dort liegt oder ein Termin vorbei ist: Aufgabe für den Vertriebler anlegen, E-Mail an den Kunden schicken oder den Zuständigen benachrichtigen. Mit Verzögerung von sofort bis 30 Tage, Platzhalter für Firma, Ansprechpartner und Termin.
Auswertung
Conversion je Merkmal: Branche, Größe, Lead-Quelle, Interesse, Pain Points, Einwände, eingesetzte Software, Budget. Kreuzauswertung nach Branche, Deal-Killer (Einwände, die bei verlorenen Leads häufiger auftauchen) und Verlustgründe. Zu kleine Fallzahlen werden als solche markiert statt als Prozentwert verkauft.
Kontakte, Aufgaben, Material
Firmen- und Personenverzeichnis mit Excel-Import und Dublettenprüfung. Aufgabenliste nach Überfällig, Heute, Morgen, diese Woche. Vertriebsmaterial (Präsentationen, Preislisten, Referenzen) zentral abgelegt und direkt aus der Lead-Akte verschickt. Dashboard mit Funnel, nächsten Terminen und Lead-Quellen.
Outlook oder Gmail verbinden: Termine im eigenen Kalender, Mails von der eigenen Adresse
Jeder Nutzer verbindet unter Integrationen genau ein Konto, Microsoft oder Google, Firmen- oder persönliches Konto. Die Anmeldung läuft komplett bei Microsoft bzw. Google (OAuth 2.0), Passwörter sieht PIOLA nie. Zum Wechseln erst trennen, dann neu verbinden.
Microsoft 365 / Outlook
Firmenkonto oder persönliches Konto
- Terminbestätigungen, Absagen, Erinnerungen, Automationen und Vertriebsmaterial gehen aus dem eigenen Outlook-Postfach raus.
- CRM-Termine landen im Outlook-Kalender, bei Firmenkonten automatisch mit Microsoft-Teams-Link.
- Belegte Zeiten aus dem Outlook-Kalender erscheinen im CRM innerhalb von Sekunden als Block „Gebucht“.
Berechtigungen: User.Read, Mail.Send, Calendars.ReadWrite, offline_access
Google Workspace / Gmail
Workspace-Konto oder persönliches Gmail
- Terminbestätigungen, Absagen, Erinnerungen, Automationen und Vertriebsmaterial gehen über Gmail von der eigenen Adresse raus.
- CRM-Termine landen im Google Kalender, automatisch mit Google-Meet-Link, auch bei persönlichen Gmail-Konten.
- Belegte Zeiten aus dem Google Kalender werden beim Öffnen der Terminübersicht aktualisiert und als Block „Gebucht“ angezeigt.
Berechtigungen: openid, email, profile, gmail.send, calendar.events
Was PIOLA CRM mit dem verbundenen Konto macht
Konto identifizieren
E-Mail-Adresse und Name des Kontos werden gespeichert, damit im CRM sichtbar ist, welches Konto verbunden ist und von welcher Adresse Mails rausgehen.
E-Mails im Namen des Nutzers senden
Terminbestätigungen, Absagen, Erinnerungen, Mails aus Automationen und Vertriebsmaterial, immer ausgelöst durch eine Aktion im CRM. Das CRM liest keinen Posteingang.
Kalendereinträge anlegen, ändern, absagen
Jeder CRM-Termin wird als Ereignis im Standardkalender des Nutzers angelegt und bei Verschiebung oder Absage aktualisiert. Teams- bzw. Meet-Link entsteht dabei automatisch.
Belegte Zeiten lesen, nur Zeiten
Aus dem Standardkalender übernimmt das CRM Datum, Beginn und Ende bereits belegter Termine der nächsten acht Wochen. Betreff, Teilnehmer, Ort und Inhalt werden nicht gespeichert und nirgends angezeigt. Im CRM steht nur „Gebucht“.
Was PIOLA CRM nicht macht
- ✓Keine E-Mails lesen, kein Zugriff auf den Posteingang
- ✓Keine Inhalte fremder Kalendereinträge speichern
- ✓Keine Weitergabe der Kontodaten an Dritte, keine Werbung, kein KI-Training
- ✓Kein Zugriff auf Kontakte, Dateien oder andere Google- bzw. Microsoft-Dienste
Jederzeit trennen
Ein Klick auf „Trennen“ unter Integrationen löscht die gespeicherten Zugriffsschlüssel. Danach gehen Mails wieder über den PIOLA-Absender, Termine landen nicht mehr im persönlichen Kalender. Zusätzlich lässt sich der Zugriff jederzeit in den Sicherheitseinstellungen des Google- bzw. Microsoft-Kontos entziehen. Die Zugriffsschlüssel liegen verschlüsselt (AES-256) auf EU-Servern in Frankfurt.
Die Nutzung von Daten, die PIOLA CRM über Google-APIs erhält, richtet sich nach der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. PIOLA CRM's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Eigene Datenbank, eigene Adresse, eigenes Branding
Kein geteilter Mandant: Jeder Kunde bekommt sein eigenes CRM unter firma.crm.piola.io mit eigener Datenbank und eigenen Nutzerlizenzen. Der Admin wird per E-Mail eingeladen, lädt sein Team ein und vergibt Rollen. Alle automatischen Mails tragen Logo, Name, Akzentfarbe, Signatur und Impressum des Kunden. Auswahlfelder wie Branche, Lead-Quelle oder Einwände sind je Instanz anpassbar.
- Bereitstellung in rund einer Minute, ohne Projektlaufzeit
- Kundendatei per Excel importieren, Dubletten werden erkannt
- E-Mail-Design mit Vorschau und Testmail, Impressum-Pflicht wird geprüft
Vier Schritte bis zum arbeitenden CRM
Gespräch
Pipeline, Stages und Rollen werden im Kickoff festgelegt. Welche Merkmale je Lead erfasst werden, welche Automationen sinnvoll sind.
Instanz
PIOLA legt die Instanz an: eigene Adresse, eigene Datenbank, Einladung an den Admin. Nach rund einer Minute steht das CRM.
Daten und Team
Kundendatei per Excel importieren, Team einladen, Rollen vergeben, Produktkatalog und E-Mail-Design mit Impressum einrichten.
Konto verbinden
Jeder verbindet sein Outlook oder Gmail unter Integrationen. Ab dann laufen Termine und Mails über das eigene Konto.
Vier Rollen, klare Grenzen
Wer nur die eigenen Leads sehen darf, sieht nur die eigenen. Das prüft der Server, nicht nur die Oberfläche.
Admin
Vollzugriff: Pipeline, Konfiguration, Team, Auswertung
Vertriebsleiter
Sieht und bearbeitet alle Leads, verteilt sie im Team
Vertrieb
Arbeitet nur mit den eigenen zugewiesenen Leads
Nur Lesen
Liest Pipeline und Auswertung, ohne Änderungen
Nutzerlizenzen plus Einrichtung als Festpreis
PIOLA CRM wird je Instanz mit einer festen Anzahl Nutzerlizenzen bereitgestellt. Die Konditionen richten sich nach Nutzerzahl und Einrichtungsaufwand, zum Beispiel Import der Kundendatei, Pipeline-Setup und E-Mail-Design. Die Einrichtung wird vorab als Festpreis vereinbart, konkrete Zahlen entstehen im persönlichen Gespräch.
Datenschutz: EU-Server in Frankfurt, verschlüsselte Zugriffsschlüssel
PIOLA CRM läuft auf europäischen Servern in Frankfurt (OVHcloud, ISO 27001 zertifiziert). Leads, Kontakte, Termine und Angebote liegen je Kunde in einer eigenen Datenbank. Die Zugriffsschlüssel verbundener Microsoft- oder Google-Konten werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert und ausschließlich für E-Mail-Versand und Kalender genutzt. Bei verbundenem Konto laufen E-Mail-Versand und Kalendereinträge über das jeweilige Konto des Nutzers, nach dessen Vertragsbedingungen mit Microsoft bzw. Google. AV-Vertrag und technisch-organisatorische Maßnahmen sind dokumentiert.
Fragen zu PIOLA CRM
Was ist PIOLA CRM und für wen ist es gedacht?
PIOLA CRM ist eine CRM-Software für den Vertrieb in kleinen und mittleren Unternehmen. Leads laufen als Karten durch eine Kanban-Pipeline, jede Firma hat eine Lead-Akte mit Ansprechpartnern, Aktivitäten, Aufgaben, Terminen, Angeboten und Dokumenten. Termine, Angebote, Automationen pro Stage und die Auswertung, welche Merkmale wirklich abschließen, sind fester Bestandteil. Jeder Kunde bekommt eine eigene Instanz mit eigener Datenbank und eigener Adresse unter crm.piola.io.
Welche Daten nutzt PIOLA CRM aus einem verbundenen Google- oder Microsoft-Konto?
Genau drei Dinge. Erstens die E-Mail-Adresse und den Namen des Kontos, damit im CRM sichtbar ist, welches Konto verbunden ist. Zweitens den E-Mail-Versand: Terminbestätigungen, Absagen, Erinnerungen, Automationen und Vertriebsmaterial gehen von der eigenen Adresse raus. Drittens den Kalender: CRM-Termine werden als Ereignis angelegt, geändert oder abgesagt, und aus dem Standardkalender werden Datum, Beginn und Ende bereits belegter Zeiten gelesen, damit keine Doppelbuchung entsteht. Google-Berechtigungen: openid, email, profile, gmail.send und calendar.events. Microsoft-Berechtigungen: User.Read, Mail.Send, Calendars.ReadWrite und offline_access.
Liest PIOLA CRM E-Mails oder Kalenderinhalte mit?
Nein. Das CRM hat keinen Zugriff auf den Posteingang und liest keine E-Mails. Aus dem Kalender übernimmt es ausschließlich Datum, Beginn und Ende belegter Termine der nächsten acht Wochen aus dem Standardkalender. Betreff, Teilnehmer, Ort und Inhalt fremder Kalendereinträge werden nicht gespeichert und nirgends angezeigt. Im CRM erscheinen diese Zeiten nur als gestreifter Block mit dem Wort „Gebucht“.
Lässt sich die Verbindung zu Google oder Microsoft wieder trennen?
Ja, jederzeit. Unter Integrationen genügt ein Klick auf „Trennen“: Das CRM löscht die gespeicherten Zugriffsschlüssel, E-Mails gehen danach wieder über den PIOLA-Absender und Termine landen nicht mehr im persönlichen Kalender. Zusätzlich lässt sich der Zugriff in den Sicherheitseinstellungen des Google- bzw. Microsoft-Kontos entziehen. Je Nutzer ist immer nur ein Konto verbunden, Outlook oder Gmail.
Wo werden die Daten von PIOLA CRM gespeichert?
Leads, Kontakte, Termine und Angebote liegen auf europäischen Servern in Frankfurt (OVHcloud, ISO 27001 zertifiziert), jede Kundeninstanz in einer eigenen Datenbank. Die Zugriffsschlüssel für verbundene Google- oder Microsoft-Konten werden verschlüsselt (AES-256) gespeichert und nur für die beschriebenen Funktionen genutzt. Sie werden nicht an Dritte weitergegeben, nicht für Werbung verwendet und nicht für das Training von KI-Modellen genutzt.
Wie schnell ist ein eigenes PIOLA CRM startklar?
Die eigene Instanz entsteht in rund einer Minute: eigene Adresse unter firma.crm.piola.io, eigene Datenbank, Einladung an den Admin per E-Mail. Danach wird die bestehende Kundendatei per Excel importiert, Dubletten werden dabei automatisch erkannt. Team einladen, Rollen vergeben, Outlook oder Gmail verbinden, fertig. Für Pipeline-Setup und E-Mail-Design begleitet PIOLA beim Start.
Was kostet PIOLA CRM?
Die Konditionen richten sich nach der Anzahl der Nutzerlizenzen und dem Einrichtungsaufwand, zum Beispiel Import der Kundendatei, Pipeline-Setup und E-Mail-Design. Die Einrichtung wird vorab als Festpreis vereinbart. Konkrete Zahlen entstehen im persönlichen Gespräch.
Braucht jeder Nutzer ein Microsoft- oder Google-Konto?
Nein, die Verbindung ist freiwillig. Ohne verbundenes Konto verschickt das CRM Terminbestätigungen, Erinnerungen und Automationen über den PIOLA-Absender, und die Termine bleiben im CRM-Kalender ohne Eintrag im persönlichen Kalender. Wer sein Konto verbindet, bekommt Termine im eigenen Outlook- oder Google-Kalender und Mails von der eigenen Adresse, mit Teams-Link bei Microsoft-Firmenkonten und Google-Meet-Link bei Google.
PIOLA CRM in einer Live-Demo erleben
In einer kurzen Live-Demo zeigt PIOLA die Pipeline, die Lead-Akte, einen Termin mit Eintrag im Outlook- oder Google-Kalender und eine Automation an einem echten Beispiel. Persönlich, ohne Verkaufsdruck.
Tiefer eintauchen ins Thema Automatisierung
Wie Prozesse im Mittelstand automatisiert werden, was das kostet und wo im Alltag am meisten Zeit steckt.
Noch unklar, wo im Vertrieb am meisten Zeit steckt? Der Automatisierungs-Check zeigt es in drei Minuten, kostenlos und ohne Anmeldung.