Recruiting-Software für Personaldienstleister
Alle Kunden, Stellen und Bewerber an einem Ort, sauber getrennt.
Das Portal für Personalberatungen, Personalvermittler und Headhunter. Jeder Kunde bekommt seinen eigenen Bereich, die KI sortiert passende Bewerber nach oben, und das eigene Team behält über alle Kunden hinweg den Überblick.
Was ist eine Recruiting-Software für Personaldienstleister?
Eine Recruiting-Software für Personaldienstleister bündelt Bewerber, Stellen und Kunden mehrerer Auftraggeber in einem einzigen System. Anders als ein klassisches Bewerbermanagement für ein einzelnes Unternehmen bekommt jeder Kunde einen eigenen, getrennten Bereich, einen Mandanten, sodass Daten nie vermischt werden.
Dazu kommen Funktionen, die Personalberatungen, Personalvermittler und Headhunter wirklich brauchen: ein gemeinsamer Kandidaten-Pool über alle Kunden hinweg, eine KI-gestützte Vorauswahl der Bewerber und ein eigener Auftritt je Kunde. So lassen sich viele Aufträge parallel betreuen, ohne den Überblick zu verlieren.
Die meiste Zeit geht beim Suchen verloren
Wer für mehrere Kunden rekrutiert, verliert Stunden mit Sortieren, Vergleichen und dem Wiederfinden guter Leute. Genau da setzen wir an.
Viele Kunden, alles vermischt
Stellen und Bewerber von zehn Kunden liegen in Tabellen, Postfächern und einzelnen Tools nebeneinander. Wer welchen Kandidaten für welchen Auftrag im Rennen hat, weiß am Ende niemand mehr genau.
Vorauswahl frisst die Stunden
Auf jede Ausschreibung kommen viele Bewerbungen. Jeden Lebenslauf von Hand zu lesen, einzuordnen und mit der Stelle abzugleichen, kostet jeden Tag wertvolle Zeit des Teams.
Gute Leute gehen im Pool unter
Passende Kandidaten von früher sind längst da, nur findet sie niemand wieder. Für jede neue Stelle wird bei null gesucht, statt den eigenen Bestand zu nutzen.
Drei Aufgaben nimmt die KI ab
Genau hier spart das Portal die meiste Zeit. Die Entscheidung trifft trotzdem immer ein Mensch.
Lebenslauf-Prüfung
Jeder Lebenslauf bekommt automatisch einen Eignungswert von 0 bis 100 auf die jeweilige Stelle.
Pool-Matching
Beim Ausschreiben einer Stelle schlägt die KI passende Kandidaten aus dem eigenen Pool vor, mit Score.
Bewerbungs-Chatbot
Aus der Stellenanzeige erstellt die KI die Qualifizierungsfragen und führt das erste Gespräch.
Ein Portal für alle Kunden
Vom getrennten Kundenbereich über die KI-Vorauswahl bis zum Bewerbungs-Chatbot, alles an einem Ort.
Jeder Kunde ein eigener Bereich
Jeder Kunde wird als eigener Mandant angelegt. Stellen und Bewerber bleiben pro Kunde sauber getrennt und werden nie vermischt. Über ein Kontingent lässt sich steuern, wie viele Plätze jedem Kunden zur Verfügung stehen.
KI sortiert die Bewerber vor
Die KI liest jeden Lebenslauf automatisch aus und gibt einen Score von 0 bis 100, wie gut jemand auf die jeweilige Stelle passt. Die passenden Bewerber stehen oben, die Entscheidung trifft immer der Berater.
Den eigenen Pool wirklich nutzen
Sobald eine Stelle ausgeschrieben wird, zeigt die KI sofort mit einem Score bis 100, wie gut Kandidaten aus dem bestehenden Pool dazu passen. Das System schlägt nur die passenden vor, statt für jede Stelle bei null anzufangen.
Bewerbungs-Chatbot je Stelle
Aus jeder Stellenanzeige entsteht ein eigener Bewerbungs-Chatbot, Talent Tom. Er stellt die ersten Qualifizierungsfragen automatisch. Der Link wird im Social Recruiting ausgespielt, qualifizierte Bewerber landen direkt beim richtigen Kunden.
Im Auftritt jedes Kunden
Pro Kunde lassen sich Logo und Farbe hinterlegen, damit der Bereich im Look des jeweiligen Kunden erscheint. Bewusst eine Anpassung von Logo und Farbe, kein vollständiges White-Label, dafür schnell und unkompliziert.
Wer was sieht, ist klar geregelt
Über Rollen und Rechte lässt sich steuern, wer welchen Kunden und welche Bewerber sehen darf. Das Team arbeitet über alle Kunden hinweg, jeder sieht genau das, was er sehen soll.
Aus Stunden Suchen werden Minuten
Das manuelle Sichten und Wiederfinden passender Kandidaten übernimmt die KI. Die gewonnene Zeit fließt zurück in das, was zählt: Gespräche und Vermittlungen.
Vorher
Jede Bewerbung von Hand lesen, mit der Stelle vergleichen, im Pool nach alten Kandidaten suchen, in getrennten Listen pro Kunde den Überblick behalten.
Mit dem Agentur-Portal
Die KI screent jeden Lebenslauf und vergibt einen Score, das Pool-Matching schlägt passende Kandidaten von selbst vor, und jeder Kunde hat seinen sauber getrennten Bereich. Der Berater entscheidet, der Rest läuft im Hintergrund.
Beispielrechnung: was die Vorauswahl spart
Eine Personalberatung schreibt im Monat rund 10 Stellen aus, auf jede gehen etwa 50 Bewerbungen ein, also rund 500 Lebensläufe.
[Beispielwerte zur Illustration, mit Nadine final bestätigen.]
Von Hand
Jeder Lebenslauf wird einzeln gesichtet, rund 5 Minuten pro Stück. Das sind etwa 42 Stunden im Monat, nur fürs Vorsortieren, bevor das erste Gespräch geführt ist.
Mit dem Agentur-Portal
Die KI-Lebenslauf-Prüfung sortiert automatisch vor, das Team sieht nur die passenden Kandidaten und nutzt zusätzlich den eigenen Pool. Die Vorauswahl schrumpft auf einen Bruchteil.
bis zu 70%
weniger Zeit in der Vorauswahl
In wenigen Tagen startklar
Kein Monatsprojekt. Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Portal in kurzer Zeit.
Erstgespräch
30 Minuten, unverbindlich. Wir schauen uns die Kunden, die Stellen und den bestehenden Pool an.
Einrichtung
Wir richten die Kundenbereiche, Rollen und das Branding je Kunde ein. Bestehende Kandidaten kommen in den Pool.
Live arbeiten
Erste Stelle ausschreiben, Chatbot teilen, KI-Vorauswahl und Pool-Matching nutzen. PIOLA begleitet persönlich.
DSGVO-konform, EU-Hosting in Frankfurt
Das Portal läuft komplett auf europäischen Servern in Frankfurt. Daten und KI-Verarbeitung bleiben innerhalb der EU, die Daten verlassen nie den EU-Rechtsraum. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive, gerade bei Bewerberdaten mehrerer Kunden ein wichtiger Punkt.
Häufige Fragen
Für wen ist das Agentur-Portal gedacht?+
Für Personaldienstleister, Personalberatungen und Headhunter, die für mehrere Kundenunternehmen gleichzeitig rekrutieren. Jeder Kunde bekommt seinen eigenen, sauber getrennten Bereich, das eigene Team behält den Überblick über alle Kunden hinweg.
Wie werden die Daten verschiedener Kunden getrennt?+
Jeder Kunde ist ein eigener Mandant. Stellen und Bewerber werden pro Kunde getrennt geführt und nie vermischt. Über ein Kontingent-System lässt sich festlegen, wie viele Stellen oder Plätze jedem Kunden zur Verfügung stehen, und über Rollen und Rechte, wer was sehen darf.
Was macht das KI-CV-Screening und das Pool-Matching genau?+
Beim KI-CV-Screening liest die KI einen Lebenslauf automatisch aus und gibt einen Score von 0 bis 100, wie gut ein Bewerber auf die jeweilige Stelle passt. Beim Pool-Matching wird eine Stelle ausgeschrieben und sofort sichtbar, wie gut Kandidaten aus dem bestehenden Pool dazu passen, das System schlägt nur die passenden vor. Die Entscheidung trifft immer der Berater.
Können wir das Portal im Auftritt unserer Kunden zeigen?+
Ja. Pro Kunde lassen sich Logo und Farbe hinterlegen, sodass der Bereich im Auftritt des jeweiligen Kunden erscheint. Es handelt sich um eine Anpassung von Logo und Farbe, kein vollständiges White-Label.
Wie schnell sind wir startklar und was kostet es?+
Die Bewerber- und Stellenverwaltung ist in wenigen Tagen startklar, das komplette Portal je nach Umfang in ein bis zwei Wochen. Es gibt einmalige Implementierungskosten als fester Projektpreis, der vorab vereinbart wird, plus laufender Betrieb. Es gibt keine Lizenzgebühr pro Mitarbeiter. Die konkreten Zahlen besprechen wir im persönlichen Gespräch.
Ist das Portal DSGVO-konform?+
Ja. Das Portal läuft auf europäischen Servern in Frankfurt. Daten und KI-Verarbeitung bleiben innerhalb der EU, die Daten verlassen nie den EU-Rechtsraum. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive.
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