HR-Dokumente auf einen Klick.
Vom Arbeitsvertrag bis zur Bescheinigung.
Der strukturierte Generator im PIOLA HR-Portal fragt die Optionen ab und erstellt das fertige Dokument in rund 30 Sekunden: Arbeitsvertrag, Versetzung, Gehaltsänderung, Zeugnis oder Bescheinigung. Aus den Daten der Personaldatenbank, mit Erinnerung an Fristen.
Dokumenten-Generator
Arbeitsvertrag · Schritt 3 von 4
Arbeitsvertrag_Muster_GmbH.pdf
erstellt in 28 Sekunden, bereit zum Versand
Fristen-Erinnerung
Probezeitende in 14 Tagen
Self-Service
Bescheinigung erstellt ✓
HR-Dokumente erstellen, ohne Word-Vorlagen
Das Dokumentenmanagement im PIOLA HR-Portal erzeugt alle wiederkehrenden Personaldokumente per Klick. Statt Word-Vorlagen zu suchen, Platzhalter zu ersetzen und auf Vollständigkeit zu hoffen, führt ein strukturierter Generator durch die relevanten Optionen. Aus der Auswahl und den Stammdaten der Personaldatenbank entsteht das fertige Dokument, vollständig und in Sekunden.
Das Besondere ist die Bandbreite: Der Arbeitsvertrags-Generator baut vollständige Verträge, für Standard-Änderungen wie Versetzung, Gehaltsänderung oder Arbeitszeitänderung fragt das Portal nur die variablen Teile ab. Bescheinigungen laufen als Mitarbeiter-Self-Service, bei Genehmigungsbedarf mit digitaler Freigabe durch die Führungskraft. Alles bleibt auf EU-Servern in Frankfurt.
HR-Dokumente kosten Zeit, die niemand hat
Jedes Dokument in Word neu, jede Formulierung aus dem letzten Fall kopiert, jede Frist im Kopf. Genau hier entstehen Fehler und Verzögerungen.
Word-Vorlagen-Chaos
Vorlagen liegen verstreut, Versionen unterscheiden sich, Platzhalter bleiben stehen. Ein Zahlendreher im Gehalt oder ein falsches Datum fällt oft erst nach dem Versand auf.
10 bis 30 Minuten pro Dokument
Fristen gehen unter
Probezeitende, Befristungsablauf, anstehende Vertragsänderung: Ohne Erinnerung entsteht das Dokument in letzter Minute unter Druck, wenn überhaupt.
Risiko: teure Versäumnisse
HR als Engpass
Jede Bescheinigung landet auf demselben Schreibtisch. Mitarbeitende warten Tage auf ein Standarddokument, das eigentlich in Sekunden fertig wäre.
Wartezeiten statt Self-Service
Vier Wege zum fertigen Dokument
Vom vollständigen Arbeitsvertrag über schnelle Standard-Änderungen und Bescheinigungen im Self-Service bis zu KI-Texten aus Stichpunkten. Alles aus einem System, alles mit den Daten der Personaldatenbank.
Arbeitsvertrags-Generator
Der Generator fragt die Vertragsoptionen strukturiert ab: befristet oder unbefristet, Arbeitszeit, Vergütung, Probezeit, Zusatzklauseln. Kein freies Getippe, ein geführter Ablauf, der nichts vergisst. Daraus entsteht der vollständige Vertrag.
Standard-Änderungen
Versetzung, Gehaltsänderung, Arbeitszeitänderung: Bei den Standarddokumenten fragt der Generator nur die variablen Teile ab, den Rest liefert die Personalakte. Das fertige Dokument liegt in rund 30 Sekunden vor.
Bescheinigungen per Klick
Mitarbeitende fordern eine Bescheinigung selbst im Portal an, sie wird automatisch erstellt und liegt in ihrem Bereich. Braucht ein Dokument eine Genehmigung, etwa eine Nebentätigkeit, läuft erst die digitale Freigabe durch die Führungskraft, danach direkt erstellt.
KI-Texte aus Stichpunkten
Wo es auf die Formulierung ankommt, macht die KI aus ein paar Stichpunkten einen zusammenhängenden, sauber formulierten Text, z.B. für ein Zeugnis, eine Abmahnung oder ein persönliches Schreiben. Die KI liefert den Entwurf, die inhaltliche und rechtliche Prüfung sowie die Freigabe bleiben beim Kunden.
Praktisch alle klassischen HR-Dokumente lassen sich anbinden, von Aufhebungsvertrag und Kündigung bis zur Nebentätigkeitsbescheinigung. Die KI liefert dabei Vorschläge, die rechtliche Prüfung bleibt immer beim Kunden. Mehr dazu im Deep-Dive zur KI-Dokumentenautomatisierung.
Bis zu 30 Minuten pro Dokument, jedes Mal gespart
Wie lange ein Dokument von Hand dauert, hängt vom Typ ab: ein komplexes Dokument wie Arbeitsvertrag oder Zeugnis kostet rund 30 Minuten inklusive Suchen, Anpassen und Prüfen, eine einfache Arbeitgeberbescheinigung etwa 10 Minuten. Der Generator erledigt beides in rund 30 Sekunden. Über einen Monat summiert sich das schnell auf mehrere Stunden zurück im Team.
~30 Sek
pro Dokument, egal wie komplex
10 bis 30 Min
gespart, je nach Dokumenttyp
0 €
Aufpreis pro Dokument
1 Klick
für Mitarbeitende im Self-Service
Das Portal erinnert, bevor es eng wird
Probezeitende, Befristungsablauf oder eine anstehende Vertragsänderung: Das HR-Portal warnt frühzeitig, damit das passende Dokument rechtzeitig entsteht und nicht in letzter Minute unter Druck.
So verbindet sich die Dokumentenerstellung mit der Personaldatenbank: Die Frist steht am Datensatz, das Dokument ist einen Klick entfernt.
HR-Dokumente auf EU-Servern in Frankfurt
Die Dokumentenerstellung läuft komplett im PIOLA HR-Portal auf europäischen Servern in Frankfurt (OVHcloud, ISO 27001 zertifiziert). Personaldaten und erzeugte Dokumente bleiben innerhalb der EU. Keine Datenübermittlung in die USA, keine Drittland-Risiken, keine Schrems-II-Probleme. AV-Vertrag und technisch-organisatorische Maßnahmen sind dokumentiert, EU AI Act-ready.
Zur DatenschutzerklärungFragen zum HR-Dokumentenmanagement
Welche HR-Dokumente kann PIOLA automatisch erstellen?
Praktisch alle klassischen HR-Dokumente lassen sich anbinden: Arbeitsverträge, Versetzungen, Gehaltsänderungen, Arbeitszeitänderungen, Aufhebungsverträge, Kündigungen, Arbeitszeugnisse, Abmahnungen, persönliche Gehaltsschreiben und Bescheinigungen wie die Arbeitgeberbescheinigung. Strukturierte Dokumente entstehen über den Generator, bei Zeugnissen oder Abmahnungen formuliert die KI aus Stichpunkten einen zusammenhängenden Text. In beiden Fällen in Sekunden, direkt aus den Daten der Personaldatenbank.
Wie funktioniert der Arbeitsvertrags-Generator?
Der Generator fragt die Vertragsoptionen strukturiert ab, zum Beispiel befristet oder unbefristet, Arbeitszeit, Vergütung, Probezeit und Zusatzklauseln. Aus den ausgewählten Optionen und den Stammdaten der Person entsteht das fertige Vertragsdokument. Kein freies Getippe, sondern ein geführter Ablauf, der nichts vergisst.
Können Mitarbeitende Bescheinigungen selbst anfordern?
Ja. Mitarbeitende fordern eine Bescheinigung per Klick im Portal an, das Dokument wird automatisch erstellt und liegt in ihrem Portal-Bereich. Braucht ein Dokument eine Genehmigung, zum Beispiel eine Nebentätigkeitsbescheinigung, läuft zuerst die digitale Freigabe durch die Führungskraft, danach wird direkt erstellt.
Wer ist für die rechtliche Prüfung der Dokumente verantwortlich?
PIOLA stellt Muster bereit, in der Regel bindet der Kunde seine eigenen Vorlagen ein. Generator und KI erzeugen daraus Vorschläge und Textentwürfe, die inhaltliche und rechtliche Prüfung sowie die Freigabe liegen immer beim Kunden. Das gilt ausdrücklich auch für KI-Dokumente: Die KI macht Vorschläge und ersetzt keine Rechtsberatung. Für HR-Fragen steht PIOLA-Gründerin Nadine mit 15 Jahren Erfahrung als Sparringspartnerin zur Verfügung.
Was kostet das HR-Dokumentenmanagement?
Das Dokumentenmanagement ist Teil des PIOLA HR-Portals, es gibt keinen Aufpreis pro Dokument und keinen Lizenzpreis pro Mitarbeiter. Abgerechnet wird pro Modul, plus einmalige Implementierungskosten als Festpreis, vorab vereinbart. Die konkreten Zahlen entstehen im persönlichen Gespräch. Ein Überblick steht auf der Preise-Seite.
Erinnert das Portal an Dokumenten-Fristen?
Ja. Das HR-Portal warnt frühzeitig vor Fristen wie Probezeitende, Befristungsablauf oder anstehenden Vertragsänderungen, damit kein Dokument unter Druck in letzter Minute entsteht.
Ist die Dokumentenerstellung DSGVO-konform?
Ja. Das gesamte HR-Portal und die Dokumentenerstellung laufen auf europäischen Servern in Frankfurt (OVHcloud, ISO 27001 zertifiziert). Die Daten bleiben innerhalb der EU, keine Übermittlung in die USA, keine Drittland-Risiken. AV-Vertrag und technisch-organisatorische Maßnahmen sind dokumentiert.
HR-Dokumente auf einen Klick, im eigenen Portal erleben
In einer kurzen Live-Demo zeigt PIOLA den Generator an einem echten Beispiel: Arbeitsvertrag, Standard-Änderung und Bescheinigung im Self-Service. Persönlich, ohne Verkaufsdruck.
Tiefer eintauchen ins Thema Dokumente
Wie KI-Dokumentenautomatisierung im HR funktioniert, welche Dokumententypen sich lohnen und wie sich das ins ganze HR-Portal einfügt.