Kraftstoffkosten-Controlling
mit Tank Tobi.
Die Tankkarten-Abrechnung kommt jeden Monat, und niemand prüft sie Zeile für Zeile. Tank Tobi liest sie automatisch ein, erkennt Anomalien und zeigt je Fahrzeug, wo die Flotte Geld verliert und was dagegen zu tun ist.
Die Tankabrechnung ist da. Und jetzt?
Kraftstoff ist einer der größten Einzelposten im Fuhrpark, und gleichzeitig der am wenigsten kontrollierte.
Hunderte Positionen, null Prüfung
Eine Flotte mit 40 Fahrzeugen produziert Monat für Monat hunderte Tankpositionen bei DKV, UTA, Aral oder Shell. Zeile für Zeile prüft das niemand: Die Rechnung wird bezahlt, abgeheftet, vergessen.
Anomalien bleiben unsichtbar
Zwei Tankungen desselben Fahrzeugs innerhalb von 90 Minuten. 75 Liter in einen 60-Liter-Tank. Ein Verbrauch, der seit Monaten leise steigt. In der Excel-Summe verschwindet all das, im Einzelfall kostet es tausende Euro pro Jahr.
Der Preis schwankt, die Route steht
Zwischen der teuersten und der günstigsten Tankstelle im Umkreis liegen oft 10 Cent pro Liter, zwischen Autobahn und Landstraße Maut und Zeit. Ohne Marktdaten und Routenvergleich entscheidet der Zufall, was der Kilometer kostet.
Von der Abrechnung zur Maßnahme, in vier Schritten
Kein Projekt, keine Schnittstellen-Pflicht: Für den Start genügen die Fahrzeugliste und die erste Abrechnung.
Abrechnung hochladen
Tankkarten-Abrechnungen von DKV, UTA, Aral und Shell als CSV oder Excel, PDF-Rechnungen liest die KI. Unbekannte Formate erkennt das System selbst und schlägt die Spalten-Zuordnung vor. Duplikate werden automatisch erkannt: Eine doppelt hochgeladene Abrechnung erzeugt keine einzige doppelte Buchung.
Kennzahlen entstehen automatisch
Verbrauch je Fahrzeug aus den Kilometerständen, Kosten je Kilometer, Preis je Liter, CO₂-Ausstoß. Der Verbrauch wird über die Odometer-Intervalle gerechnet, nicht über Kalendermonate: Das ist der Unterschied zwischen einer ehrlichen Zahl und Rauschen.
Sieben Prüfregeln wachen
Nach jedem Import laufen automatisch sieben Prüfungen:
- ▸Mehr Liter als in den Tank passen
- ▸Doppelbetankung innerhalb weniger Stunden
- ▸Verbrauch deutlich über dem Normwert
- ▸Schleichende Verschlechterung über Wochen
- ▸Falscher Kraftstoff für das Fahrzeug
- ▸Tanken außerhalb der Arbeitszeit (optional, Betriebsrats-sensibel)
- ▸Tanken deutlich über dem Marktpreis des Tages
Handeln statt raten
Das Einsparpotenzial wird je Fahrzeug in Euro ausgewiesen, absteigend sortiert, mit Ursache und Maßnahme: Werkstatt-Check, Tankstellenwahl, Normverbrauch korrigieren oder Kilometerstände nachtragen. Dazu monatliche KI-Zusammenfassungen und ein Chat, der Fragen zur eigenen Flotte auf Deutsch beantwortet.
Alles drin, was eine Flotte wirklich braucht
Acht Module, ein Cockpit. Kein Modul muss einzeln eingeführt werden, alles greift ineinander.
Marktpreise live
Deutschland-Durchschnitt und die eigene Region, aktualisiert etwa alle zehn Minuten, aus der amtlichen Markttransparenzstelle. Die Preisentwicklung liegt direkt über der eigenen Einkaufskurve.
Tankstellen-Finder
Die günstigsten Tankstellen rund um Standort oder Postleitzahl, auf der Karte und als Liste. Die Ersparnis wird mit den echten Litern der Flotte in Euro pro Monat umgerechnet.
Routen und Touren
Schnellste gegen günstigste Route je Etappe, mit Kraftstoff, Lkw-Maut und Fahrerstunden. Dazu die optimale Reihenfolge der Stopps: In der Demo-Flotte sparte eine Tour 20 Prozent.
Vollkosten je Kilometer
Leasing, Versicherung, Steuer, Wartung und Reifen ergeben mit dem Kraftstoff den echten Kostensatz. In der Demo-Flotte war der Sprit nur 53 Prozent der Wahrheit.
Budget je Kostenstelle
Jahresbudget erfassen, Ist gegen Soll sehen und die Hochrechnung zum Jahresende kennen, bevor das Jahr vorbei ist. „Wir liegen 8 Prozent über Jahresbudget“ steht dann im Cockpit, nicht im Nachhinein im Abschluss.
CO₂-Bilanz
Der CO₂-Ausstoß entsteht direkt aus den fakturierten Litern je Kraftstoffart, als Kennzahl im Cockpit und je Fahrzeug im Bericht. Die Grundlage für CSRD-Nachweise, ohne Zusatzaufwand.
HU- und Wartungsfristen
HU/TÜV, Sicherheitsprüfung, Wartung, Versicherung und Leasing-Ende je Fahrzeug, mit automatischer Erinnerung: sechs Wochen vorher, zwei Wochen vorher und am Tag der Fälligkeit. Erledigt mit Intervall legt die Folgefrist selbst an.
KI-Auswertung auf Deutsch
Monatliche Zusammenfassungen mit Auffälligkeiten und Empfehlungen, dazu ein Chat für Fragen wie „Welches Fahrzeug hat im Juli am meisten gekostet?“. Die KI erfindet keine Zahlen, sie liest nur die eigenen Daten, auf Servern in der EU.
Gemessen, nicht versprochen
Drei Ergebnisse aus der Demo-Flotte von Tank Tobi, mit echten Rechnungen und echten Marktdaten.
Eine Tour, neu sortiert
Sechs Stopps rund um Frankfurt, Reihenfolge wie eingegeben: 576 €. Tank Tobi schlägt die optimale Reihenfolge vor und vergleicht je Etappe Autobahn gegen Landstraße.
Der teuerste Kilometer war getarnt
Nach Spritverbrauch war ein Fahrzeug das sparsamste der Flotte. Mit Leasing, Versicherung und Wartung gerechnet war sein Kilometer der teuerste: wenig Fahrleistung gegen volle Fixkosten.
Die Werkstatt wusste es noch nicht
Ein Fahrzeug verschlechterte seinen Verbrauch über acht Wochen schleichend, jede Woche ein bisschen. Kein Fahrer meldet so etwas, keine Monatssumme zeigt es. Die Prüfregel schlug bei +7 Prozent an.
DSGVO ist hier kein Anhang, sondern Bauplan
Häufige Fragen zu Tank Tobi
Welche Tankkarten und Formate kann Tank Tobi einlesen?
Abrechnungen von DKV, UTA, Aral und Shell als CSV oder Excel, PDF-Rechnungen liest die KI und übersetzt sie in strukturierte Daten, die dieselbe Prüfung durchlaufen wie alle anderen Formate. Unbekannte Formate erkennt das System selbst und schlägt eine Spalten-Zuordnung vor, die vor dem ersten Import einmal bestätigt wird. Doppelt hochgeladene Abrechnungen erzeugen keine doppelten Buchungen.
Wie erkennt Tank Tobi Missbrauch und Anomalien?
Sieben Prüfregeln laufen nach jedem Import automatisch: Doppelbetankung innerhalb weniger Stunden, mehr Liter als in den Tank passen, Verbrauch deutlich über dem Normwert, schleichende Verschlechterung über Wochen, falscher Kraftstoff, Tanken außerhalb der Arbeitszeit sowie Tanken deutlich über dem Marktpreis des Tages. Jede Auffälligkeit erscheint als Meldung mit Fahrzeug, Datum und Betrag. Die Bewertung erfolgt je Fahrzeug gegen die eigene Historie, nicht pauschal.
Woher kommen die Marktpreise?
Aus der amtlichen Markttransparenzstelle für Kraftstoffe über die Tankerkönig-Schnittstelle, aktualisiert etwa alle zehn Minuten. Tank Tobi zeigt den Deutschland-Durchschnitt und die Preise rund um den eigenen Standort, findet die günstigsten Tankstellen im Umkreis und rechnet die Differenz in Euro pro Monat für die eigene Flotte um.
Was bringt der Routenvergleich?
Für jede Tour berechnet Tank Tobi die schnellste und die günstigste Route, inklusive Kraftstoff, Lkw-Maut und auf Wunsch Fahrerstunden. Die Entscheidung fällt je Etappe, nicht pauschal für die ganze Tour. Zusätzlich schlägt das System die optimale Reihenfolge der Stopps vor. Liegt die Ersparnis unterhalb der Rechen-Unschärfe, sagt Tank Tobi das ehrlich, statt eine Scheinersparnis zu empfehlen.
Ist Tank Tobi DSGVO-konform, und werden Fahrer überwacht?
Tank Tobi läuft auf europäischen Servern in Frankfurt, auch die KI-Auswertung läuft auf eigener Infrastruktur in der EU. Fahrer erscheinen im System nur pseudonymisiert, ein Fahrer-Ranking gibt es bewusst nicht. Auskunft und Löschung nach Art. 15 und 17 DSGVO sind eingebaute Funktionen, und alte Transaktionsdaten werden nach einer einstellbaren Frist automatisch gelöscht.
Für welche Flotten lohnt sich Tank Tobi, und wie schnell geht der Start?
Tank Tobi ist für Flotten im Mittelstand mit etwa 15 bis 200 Fahrzeugen gebaut, vom Pkw über Transporter bis zum Lkw. Für den Start genügen die Fahrzeug-Stammdaten als CSV und die erste Tankkarten-Abrechnung: von der Anlage bis zum gefüllten Dashboard dauert es unter 30 Minuten, ohne Projekt und ohne Schnittstellen-Pflicht. Die Kosten werden im persönlichen Gespräch als fester Preis vereinbart.
Die nächste Abrechnung kommt sowieso.
Diesmal liest sie Tank Tobi.
Die Demo-Ansicht steht offen, ohne Anmeldung: eine komplette Beispiel-Flotte mit Kennzahlen, Auffälligkeiten und Einsparpotenzial. Für die eigene Abrechnung gibt es das persönliche Gespräch.