DATENSCHUTZERKLÄRUNG

1. VERANTWORTLICHER

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Schlieszus HR Consulting GmbH (handelnd unter der Marke PIOLA Automations)
Reuterweg 80, 60323 Frankfurt am Main, Deutschland
Vertreten durch: Nadine Schlieszus und Patricio Tapia Arancibia (Geschäftsführer)
Registergericht: Amtsgericht Frankfurt am Main, HRB 137583
USt-IdNr.: DE 453 249 142
E-Mail: datenschutz@piola.io
Telefon: +49 69 50955322

2. WAS IST DER KANDIDATEN-POOL?

Der PIOLA Kandidaten-Pool („Talent-Pool") ist eine Datenbank, in der wir Ihr Bewerberprofil ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über eine konkrete Bewerbung hinaus speichern, um Sie bei passenden zukünftigen Stellen kontaktieren zu können. Der Ablauf:

1. Sie erhalten eine Opt-in-E-Mail mit zwei Buttons („Ja, ich stimme zu" / „Nein, Daten löschen").
2. Ohne Ihre Zustimmung passiert nichts: Ihr Profil wird für keine Stellenvorschläge verwendet.
3. Antworten Sie nicht innerhalb von 30 Tagen, werden Ihre Pool-Daten automatisch gelöscht (einmalige Erinnerung nach 7 Tagen).
4. Bei „Nein" werden Ihre Pool-Daten sofort gelöscht (Art. 17 DSGVO).

3. WELCHE DATEN WERDEN VERARBEITET?

• Stammdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Berufsprofil: Beruf, Ausbildung, Berufserfahrung, Qualifikationen, Sprachen, Führerscheinklassen, Branchenerfahrung, Schichtbereitschaft, Mobilität, Standort/PLZ, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung, LinkedIn-Profil
• Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf (CV), sofern hochgeladen
• Bewertungsdaten: KI-gestützte Profileinschätzung (siehe Abschnitt 5), ggf. Punktwert aus einem Bewerbungs-Chat
• Metadaten: Quelle des Eintrags, ursprüngliche Stelle, Anlagedatum, interne Notizen
• Einwilligungsdaten: Status sowie Zeitpunkte von Versand, Erinnerung und Antwort

Keine besonderen Kategorien: Wir verarbeiten keine Daten nach Art. 9 DSGVO (Gesundheitsdaten, Religion, ethnische Herkunft etc.) und fordern solche auch nicht an.

4. WO WERDEN IHRE DATEN VERARBEITET? AUSSCHLIESSLICH IN DEUTSCHLAND

Ihre Daten werden ausschließlich auf zwei von uns betriebenen Servern in deutschen Rechenzentren verarbeitet:

• Plattform-Server (Frankfurt am Main, OVHcloud): Hier werden alle Pool-Daten gespeichert und verarbeitet.
• KI-Server (Deutschland, Hetzner-Rechenzentrum): Hier läuft unser selbst betriebenes Open-Source-Sprachmodell für die Lebenslauf-Analyse. Auf diesem Server werden keine Daten gespeichert; die Verarbeitung ist flüchtig.

Ihre Bewerbungsdaten werden nicht an Cloud-KI-Anbieter übermittelt (kein Google, kein OpenAI, kein externer KI-Dienst) und es findet keine Übermittlung in Drittländer statt. Einzige externe Komponente: der Versand der Opt-in- und Erinnerungs-E-Mails erfolgt über Microsoft Outlook (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

5. STELLENABGLEICH UND KI-EINSATZ

• Stellenabgleich regelbasiert, ohne KI: Verglichen werden Beruf, Qualifikationen, Standort, Verfügbarkeit und Berufserfahrung mit den Anforderungen der Stelle, mit transparentem Übereinstimmungswert und nachvollziehbarer Begründung.
• KI-gestützte Lebenslauf-Analyse, 100 % lokal: Eingereichte Lebensläufe können durch unser eigenes KI-System analysiert werden, um Profildaten zu extrahieren und eine Einschätzung zu erstellen. Dies geschieht ausschließlich auf unseren eigenen Servern (Abschnitt 4), ohne externe KI-Anbieter.
• Keine automatisierte Entscheidung (Art. 22 DSGVO): Alle Entscheidungen trifft ein Mensch. Pool-Vorschläge und KI-Einschätzungen sind reine Entscheidungshilfen für unsere Recruiter; es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Ablehnung oder Auswahl.

6. RECHTSGRUNDLAGEN

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die zentrale Rechtsgrundlage des Pools: Double-Opt-in per E-Mail, Einwilligungslink kryptographisch signiert und 30 Tage gültig.
• Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für die kurzfristige Speicherung zwischen Aufnahme und Ihrer Opt-in-Antwort (max. 30 Tage).
• Widerruf jederzeit ohne Angabe von Gründen (datenschutz@piola.io); Ihre Pool-Daten werden dann gelöscht.

7. EMPFÄNGER UND AUFTRAGSVERARBEITER

• OVHcloud (Frankfurt, Deutschland): Hosting der Plattform. EU-Rechenzentrum, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
• Hetzner-Rechenzentrum (Deutschland): Hosting des KI-Servers (flüchtige Verarbeitung, keine Speicherung). Deutsches Rechenzentrum, AVV nach Art. 28 DSGVO.
• Microsoft (Outlook/Exchange): Versand der Opt-in- und Erinnerungs-E-Mails. AVV/DPA nach Art. 28 DSGVO.
• Einstellendes Unternehmen: Bei Zuweisung zu einer konkreten Stelle werden Ihre Profildaten in dessen Bewerbungsverfahren übernommen (eigene Verantwortlichkeit des Unternehmens).

Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter.

8. SPEICHERDAUER UND LÖSCHUNG

• Opt-in-Mail versendet, keine Antwort: automatische Löschung nach 30 Tagen (Erinnerung nach 7 Tagen).
• Antwort „Nein": sofortige Löschung des Pool-Eintrags.
• Einwilligung erteilt: Speicherung bis zu 24 Monate. Nach 23 Monaten fragen wir erneut nach Ihrer Einwilligung; ohne Antwort innerhalb von 30 Tagen werden Ihre Daten nach Ablauf der 24 Monate automatisch gelöscht. Bei erneutem „Ja" beginnt der Zyklus von vorne.
• Widerruf / Löschverlangen: unverzügliche Löschung auf Anfrage an datenschutz@piola.io.

Die Löschung umfasst den vollständigen Pool-Eintrag einschließlich Profildaten, Bewertungen und Verknüpfungen zur ursprünglichen Bewerbung.

9. IHRE RECHTE

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Ausübung: E-Mail an datenschutz@piola.io oder per Post an Schlieszus HR Consulting GmbH, Datenschutz, Reuterweg 80, 60323 Frankfurt am Main. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

10. SICHERHEITSMASSNAHMEN

• TLS-Verschlüsselung aller Datenübertragungen
• Verarbeitung ausschließlich auf eigenen Servern in deutschen Rechenzentren (Abschnitt 4)
• Rollenbasierte Zugriffsrechte und mandantengetrennte Datenhaltung: jedes Unternehmen sieht ausschließlich seinen eigenen Kandidaten-Pool
• Einwilligungslinks kryptographisch signiert (HMAC), zeitlich begrenzt gültig
• Firewalls und regelmäßige, zeitnahe Sicherheitsupdates aller Systeme
• Alle Mitarbeiter mit Zugriff auf Bewerberdaten sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet (auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses)
• Bei Datenpannen informieren wir Sie und ggf. die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden (Art. 33, 34 DSGVO)

11. BESCHWERDERECHT BEI AUFSICHTSBEHÖRDE

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI)
Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden

oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts.

12. ÄNDERUNGEN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren. Die jeweils gültige Fassung ist auf unserer Website abrufbar:
https://www.piola.io/datenschutz-kandidaten-pool

Aktuelle Version: 1.0
Gültig ab: 20. August 2026
Letzte Aktualisierung: 20. August 2026