Pipedrive Alternative aus Deutschland: CRM für kleine Teams ab 69 € im Monat
Pipedrive gehört zu den bekanntesten Vertriebs-CRMs für kleine und mittlere Unternehmen. Trotzdem suchen viele Teams im deutschsprachigen Raum nach einer Pipedrive Alternative: wegen der Abrechnung pro Nutzer, wegen des Datenstandorts oder weil ein Team mit fünf Personen schlicht keinen Konzernfunktionsumfang braucht. Dieser Artikel zeigt sachlich, wo die Unterschiede liegen, was ein CRM für kleine Unternehmen können muss und wie PIOLA CRM als CRM aus Deutschland dagegen steht.
Wer den größeren Rahmen sucht: der Pillar-Guide Automatisierung im Mittelstand ordnet ein, wo ein CRM in der Gesamtstrategie sitzt, und Prozessautomatisierung für KMU zeigt den Praxis-Einstieg im Vertrieb.
1. Warum Teams nach einer Pipedrive Alternative suchen
Pipedrive hat die Pipeline-Ansicht für den Vertrieb populär gemacht, und das Produkt ist ausgereift. Die Gründe für einen Wechsel liegen selten in einem Fehler des Tools, sondern im Zuschnitt. Vier Punkte tauchen in Gesprächen mit kleinen Vertriebsteams immer wieder auf.
Preis pro Nutzer
Pipedrive rechnet pro Nutzer und Monat ab, in vier Plänen (Lite, Growth, Premium, Ultimate). Die Pläne kosten laut öffentlichen Preisübersichten 14 € (Lite), 39 € (Growth), 59 € (Premium) und 79 € (Ultimate) pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, bei monatlicher Zahlung 24, 49, 79 und 99 €. Die E-Mail-Synchronisation und Automationen gibt es ab Growth, Dokumente mit E-Signatur (Smart Docs) ab Premium oder als Zusatzmodul. Für ein Team, das diese Funktionen braucht, vervielfacht sich der Preis mit jeder weiteren Person. Stand: November 2026, Preise netto laut Anbieter.
Datenstandort
Kundendaten, Angebote und der komplette Mailverkehr landen im CRM. Viele Unternehmen in Deutschland wollen deshalb wissen, in welchem Land die Server stehen, wer der Auftragsverarbeiter ist und ob ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO direkt dazugehört. Ein Anbieter mit Sitz und Hosting in Deutschland beantwortet diese Fragen ohne Zusatzdokumente. Was dabei rechtlich zählt, steht im Artikel DSGVO und EU AI Act.
Funktionsumfang versus Bedarf
Ein Handwerksbetrieb mit zwei Verkäufern, eine Beratung mit vier Beratern oder eine Agentur mit acht Leuten braucht eine Pipeline, Angebote, Termine und Nachfass-Erinnerungen. Mehrere Dutzend Integrationen, Lead-Scoring-Modelle und Marketing-Suiten bleiben ungenutzt, kosten aber Einarbeitung und Geld.
Sprache und Ansprechpartner
Kleine Teams haben keine IT-Abteilung. Wenn etwas hakt, soll jemand ans Telefon gehen, auf Deutsch, der das eigene Setup kennt. Ein Anbieter aus dem eigenen Sprachraum, der Onboarding, Import und E-Mail-Design gemeinsam mit dem Kunden einrichtet, ist für viele der eigentliche Wechselgrund.
2. Was ein CRM für kleine Teams können muss
Bevor ein Tool verglichen wird, lohnt sich die Frage, was ein Vertriebsteam unter 20 Personen täglich tatsächlich braucht. Diese Checkliste hat sich in Einführungsprojekten bewährt. Wer alle Punkte mit Ja beantwortet, hat ein CRM, das im Alltag benutzt wird, statt eines, das nach drei Monaten wieder Excel weicht.
- ✓Pipeline auf einen Blick: Jeder Lead hat eine Stage, einen Zuständigen und eine nächste Aktion. Leads ohne nächste Aktion fallen auf.
- ✓Postfach im CRM: Mails lesen, antworten und am Lead ablegen, ohne zwischen Outlook und CRM zu springen. Versand aus der eigenen Adresse, nicht von einem Fremdabsender.
- ✓Angebote mit Positionen: Angebot im eigenen Design als PDF erstellen, versenden, Status verfolgen. Kein Umweg über Word.
- ✓Termine im eigenen Kalender: Was im CRM geplant wird, steht im Outlook- oder Google-Kalender, inklusive Bestätigung und Erinnerung an den Kunden.
- ✓Automatisches Nachfassen: Wenn ein Angebot drei Tage ohne Antwort bleibt, erinnert das System, nicht das Gedächtnis.
- ✓Auswertung, die Entscheidungen trägt: Woran scheitern Deals, wie lange liegen Leads in welcher Stage, welcher Umsatz ist in welchem Monat zu erwarten.
- ✓Import ohne Projekt: Die bestehende Kundenliste aus Excel in Minuten übernehmen, mit automatischer Spaltenzuordnung.
- ✓Datenschutz ohne Fußnoten: Hosting in Deutschland oder der EU, AV-Vertrag inklusive, Rollen mit klaren Grenzen.
- ✓Planbare Kosten: Ein Preis, alle Funktionen, monatlich kündbar. Keine Planstufe, die bei der nächsten Funktion einen Upgrade-Dialog öffnet.
3. PIOLA CRM als Alternative aus Deutschland
PIOLA CRM ist aus dem eigenen Vertrieb von PIOLA entstanden und wird seit 2026 als eigenständiges Produkt für kleine Unternehmen und Vertriebsteams unter 20 Personen angeboten: Handwerk, Dienstleistung, Beratung und Agenturen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz mit eigener Datenbank unter firma.crm.piola.io, eingerichtet in etwa einer Minute nach der Registrierung. Der Preis: 69 € pro Monat inklusive 3 Lizenzen, jede weitere Lizenz 19,99 €, alle Funktionen enthalten, monatlich kündbar.
Pipeline und Lead-Akte
Kanban-Pipeline mit frei definierbaren Stages, Lead-Akte mit Ansprechpartnern, Verlauf, Aufgaben und Dokumenten. Leads ohne nächste Aktion werden markiert, damit nichts liegen bleibt.
Postfach direkt im CRM
Outlook (Microsoft 365) oder Google-Postfach per OAuth verbinden: Mails lesen, antworten und mit einem Klick am Lead ablegen. Versand aus der eigenen Adresse, PIOLA speichert keine Kopie des Postfachs.
Angebote mit Positionen und PDF
Produkte und Positionen anlegen, Angebot als PDF im eigenen Design erzeugen und direkt aus dem eigenen Postfach versenden. Status Entwurf, Versendet, Angenommen fließt in Pipelinewert und Umsatz.
Termine mit Kalender-Sync
Termine landen im eigenen Outlook- oder Google-Kalender, der Kunde erhält Bestätigungs- und Erinnerungsmail. Bei Firmenkonten wird automatisch ein Teams- oder Meet-Link erzeugt. Doppelbuchungen werden gemeldet.
Aufgaben, „Heute zu tun“ und Anrufe
Die Startseite zeigt, was heute ansteht: fällige Aufgaben, geplante Anrufe, Leads ohne Bewegung. Ein Klick auf die Telefonnummer startet den Anruf über das eigene Telefon, das Ergebnis wird direkt erfasst und der nächste Anruf geplant.
Stage-Automationen
Wenn ein Lead eine Stage erreicht, passiert etwas: Nachfassmail nach drei Tagen, Aufgabe für den Vertriebler, Material an den Kunden. Einmal eingerichtet, läuft es im Hintergrund.
Auswertung und Forecast
Woran Deals scheitern (Einwände, Verlustgründe), Stage-Analyse mit Conversion und Verweildauer, Forecast nach Monat mit Wahrscheinlichkeit je Stage, Umsatz nach Monat. Alles aus den Daten, die ohnehin gepflegt werden.
Teamziele, Zielrennen und Wochenreport
Ziele je Vertriebler für Anrufe, Termine, Kunden und Umsatz, als Zielrennen auf dem Dashboard sichtbar. Montags kommt ein Wochenreport per Mail an die Vertriebsleitung.
Datenschutz und Betrieb
Hosting in Frankfurt am Main, Deutschland, also innerhalb der EU. Jede Instanz hat eine eigene Datenbank, Zugriffsschlüssel für Postfach und Kalender werden verschlüsselt gespeichert. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zum Abo. Rollen: Admin, Vertriebsleiter, Vertrieb und Readonly, wobei Vertriebsmitarbeiter nur ihre eigenen Leads sehen, serverseitig durchgesetzt.
Dazu kommen Excel-Import mit Auto-Mapping, Lead-Eingang per Webformular oder API, eigenes Logo und eigene Farben für Oberfläche, Mails und Angebots-PDF. Wer wissen will, wie ein CRM in eine breitere Automatisierungsstrategie passt, findet im Pillar-Guide KI für KMU sieben Prozesse, die sich sofort automatisieren lassen.
4. Vergleich: PIOLA CRM und Pipedrive
Die Tabelle beschränkt sich auf Punkte, die sich öffentlich nachprüfen lassen. Wo eine Angabe zu Pipedrive nicht eindeutig belegbar ist, steht „laut Anbieter prüfen“ statt einer Vermutung.
| Kriterium | PIOLA CRM | Pipedrive |
|---|---|---|
| Preismodell | Ein Preis je Instanz, alle Funktionen enthalten | Pro Nutzer und Monat, vier Pläne (Lite, Growth, Premium, Ultimate) |
| Einstiegspreis | 69 € pro Monat | Lite 14 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (24 € monatlich); Growth 39 €, Premium 59 €, Ultimate 79 € jährlich |
| Lizenzen inklusive | 3 Lizenzen, jede weitere 19,99 € | Keine, jeder Nutzer zahlt den Planpreis |
| Postfach im CRM | Outlook und Google inklusive, lesen, antworten, ablegen | Zwei-Wege-E-Mail-Sync ab Growth (39 € je Nutzer), in Lite nicht enthalten |
| Angebots-PDF | Inklusive, mit Positionen und eigenem Design | Smart Docs ab Premium (59 € je Nutzer) oder als Zusatzmodul ab 32,50 € je Monat |
| Automationen | Stage-Automationen inklusive, ohne Begrenzung der Stufe | Ab Growth, Anzahl aktiver Automationen je nach Plan begrenzt |
| Terminbuchung und Kalender | Outlook- und Google-Kalender inklusive, Bestätigung und Erinnerung an den Kunden | Terminplaner ab Growth |
| Hosting und Datenstandort | Frankfurt am Main, Deutschland (EU), eigene Datenbank je Kunde | Cloud-Anbieter mit mehreren Regionen, Datenstandort laut Anbieter prüfen |
| Vertragslaufzeit | Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit | Monatliche oder jährliche Abrechnung, jährlich günstiger |
| Testphase | 14 Tage kostenlos, Karte bei Registrierung | 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte |
| Sprache des Supports | Deutsch, persönlich aus Frankfurt | Chat-Support ab Growth, Telefon-Support laut Übersichten erst in Ultimate |
Stand: November 2026. Angaben zu Pipedrive basieren auf öffentlich verfügbaren Produkt- und Preisübersichten (Preise in Euro, netto, bei jährlicher Zahlung, sofern nicht anders angegeben), Änderungen durch den Anbieter vorbehalten. Hinweise auf Korrekturen nehmen wir gerne auf.
Rechenbeispiel für ein Team mit fünf Personen
PIOLA CRM: 69 € plus 2 × 19,99 €, also 108,98 € im Monat, alle Funktionen enthalten. Pipedrive Growth (erster Plan mit E-Mail-Sync und Automationen): 5 × 39 € = 195 € im Monat bei jährlicher Zahlung, monatlich 245 €. Pipedrive Premium (erster Plan mit Smart Docs für Angebote): 5 × 59 € = 295 € jährlich, monatlich 395 €. Alle Preise netto, Stand November 2026, die aktuellen Zahlen stehen auf der Preisseite des Anbieters.
5. Für wen Pipedrive weiter die bessere Wahl ist
Ein ehrlicher Vergleich nennt auch die Fälle, in denen PIOLA CRM nicht die richtige Antwort ist.
- Große Vertriebsorganisationen: Ab einigen Dutzend Nutzern, mehreren Standorten und eigener Sales-Operations-Rolle spielen Funktionen wie Gebietsverwaltung, umfangreiche Berechtigungsmodelle und Reporting-Suiten eine Rolle, die Pipedrive über Jahre ausgebaut hat.
- Viele Integrationen: Wer auf einen Marketplace mit Hunderten Anbindungen angewiesen ist, etwa an Marketing-Automation, Telefonanlagen oder BI-Tools, findet bei Pipedrive ein deutlich größeres Ökosystem. PIOLA CRM bietet Webformular, API-Eingang und die Postfach- und Kalenderanbindung, nicht mehr.
- Internationale Teams: Pipedrive liefert Oberfläche und Support in vielen Sprachen und ist auf verteilte Teams ausgelegt. PIOLA CRM ist auf den deutschsprachigen Raum zugeschnitten, Oberfläche und Support auf Deutsch.
- Bestehende tiefe Anpassungen: Wer über Jahre Workflows, Felder und Zapier-Ketten rund um Pipedrive gebaut hat, zahlt beim Wechsel mit Umbauaufwand. Dann lohnt der Wechsel nur, wenn der Preis- oder Datenschutzgrund schwer wiegt.
Für ein Team mit zwei bis zwanzig Personen, das Pipeline, Postfach, Angebote, Termine und Auswertung an einem Ort braucht und seine Daten in Deutschland wissen will, ist die Rechnung meist eine andere.
6. Umstieg in 3 Schritten
Ein CRM-Wechsel klingt nach Projekt. Für ein kleines Team ist es ein Nachmittag.
Export aus Pipedrive
In Pipedrive lassen sich Organisationen, Personen und Deals als Excel- oder CSV-Datei exportieren. Für den Start reichen Organisationen und Personen mit Name, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Branche und Zuständigem. Offene Deals kommen als Spalte mit der aktuellen Stage dazu.
Import mit Auto-Mapping
Die Datei im PIOLA CRM unter Kontakte hochladen. Das Auto-Mapping erkennt Spalten wie „Firma / Organisation“ oder „Ansprechpartner E-Mail“, mehrere Personen in einer Zelle werden aufgeteilt, Telefonnummern bereinigt, doppelte Firmen zusammengeführt. Der Import läuft im Hintergrund, 5.000 Zeilen sind in etwa zehn Minuten drin. Unbekannte Branchen werden auf Wunsch angelegt.
Postfach und Kalender verbinden
Unter Integrationen mit Microsoft oder Google anmelden. Ab dann gehen Bestätigungen, Angebote und Nachfassmails aus der eigenen Adresse, Termine stehen im eigenen Kalender, und das Postfach ist im CRM lesbar. Danach Logo und Farben hochladen, erste Stage-Automation anlegen, fertig.
Wer den Import nicht allein machen will: PIOLA richtet Import, Pipeline und E-Mail-Design auf Wunsch gemeinsam mit dem Kunden ein, als Onboarding-Paket zum Festpreis.
7. Häufige Fragen zur Pipedrive Alternative
Was kostet PIOLA CRM im Vergleich zu Pipedrive?
PIOLA CRM kostet 69 € pro Monat inklusive 3 Lizenzen, jede weitere Lizenz 19,99 €. Alle Funktionen sind enthalten, es gibt keine Planstufen. Pipedrive rechnet pro Nutzer ab: Lite 14 €, Growth 39 €, Premium 59 € und Ultimate 79 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, E-Mail-Sync ab Growth, Dokumente ab Premium. Für fünf Personen sind das 195 € (Growth) gegenüber 108,98 € bei PIOLA CRM. Stand November 2026, Preise netto laut Anbieter.
Wo werden die Daten bei PIOLA CRM gespeichert?
Jede Instanz läuft auf Servern in Frankfurt am Main, Deutschland, also innerhalb der EU. Jeder Kunde erhält eine eigene Datenbank und eine eigene Adresse unter firma.crm.piola.io. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört dazu.
Wie läuft der Umstieg von Pipedrive auf PIOLA CRM?
In drei Schritten: Organisationen und Personen aus Pipedrive als Excel oder CSV exportieren, die Datei im PIOLA CRM hochladen, wo das Auto-Mapping die Spalten erkennt, und danach das eigene Postfach (Microsoft 365 oder Google) verbinden. Der Import läuft im Hintergrund, 5.000 Zeilen dauern etwa 10 Minuten.
Kann PIOLA CRM Outlook und Gmail direkt einbinden?
Ja. Nach der Verbindung per OAuth liest das CRM das Postfach, Antworten gehen aus der eigenen Adresse, Mails lassen sich mit einem Klick am Lead ablegen. Termine werden in den eigenen Kalender gespiegelt, bei Firmenkonten mit Teams- oder Meet-Link. PIOLA speichert keine Kopie des Postfachs.
Gibt es eine Testphase und eine Mindestlaufzeit?
PIOLA CRM lässt sich 14 Tage kostenlos testen, bei der Registrierung wird eine Karte hinterlegt. Danach ist das Abo monatlich kündbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht. Die Instanz steht etwa eine Minute nach der Registrierung bereit.
Für wen ist Pipedrive weiterhin die bessere Wahl?
Für große Vertriebsorganisationen mit vielen Nutzern, für Teams, die auf einen umfangreichen Marketplace mit Drittanbieter-Integrationen angewiesen sind, und für international verteilte Teams mit Oberflächen in vielen Sprachen. PIOLA CRM ist auf kleine Teams im deutschsprachigen Raum zugeschnitten.
CRM aus Deutschland
PIOLA CRM 14 Tage kostenlos testen
Eigene Instanz in etwa einer Minute, 69 € im Monat für 3 Lizenzen, monatlich kündbar. Hosting in Frankfurt, Postfach und Angebote direkt im CRM.
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